为了进一步加强学校仪器设备管理,保证仪器设备管理规范化、制度化、信息化,根据《事业单位国有资产管理暂行办法》(财政部第36号文件)、南京市教育局《关于加强事业单位固定资产管理的规定(试行)有关文件要求,特制定暂行办法。
一、职责
第一条凡使用学校预算经费、科研经费、基建经费和各种自筹经费购买或接受捐赠以及自制的教学科研仪器设备、行政设备、家具等资产,其产权均属学校所有,符合本要求的均由学校后勤保障处组织办理验收、入库、登记手续,财务处审核、报销。
第二条办理仪器设备验收入库时,应明确管理单位(部门)资产使用、保管责任人,并将保管单位(部门)和保管人员的姓名登记入账。
第三条属于多部门或多人共用的仪器设备要求明确一个保管部门和使用保管责任人。
第四条学校各单位(部门)是仪器设备使用和保管的基层单位。后勤保障处负责编制全校统一的单位信息管理系统代码。
第五条各单位(部门)仪器设备管理责任人协助后勤保障处做好仪器设备验收、入库和登记工作。仪器设备管理责任人的确定和调整,由各单位(部门)提出,报后勤保障处备案。后勤保障处根据管理要求,定期开展有关培训工作,进行业务上的指导。
第六条各单位(部门)购置仪器设备,必须按学校设备采购有关规定的程序执行。经学校批准的设备购置执行计划文件是仪器设备验收、入库、登记的必备凭据之一。对于未经批准擅自购买的仪器设备,不予办理验收、入库和登记手续。
二、有关入库验收程序
第七条经批准购置的仪器设备,根据经办单位(部门)的不同,可以采用以下两种入库验收管理流程:
(一)各单位(部门)负责经办的仪器设备入库验收登记流程
(1)设备到校,由各单位(部门)仪器设备管理责任人负责协助本单位(部门)领导,落实管理使用单位(部门)和使用管理责任人,组织验收,根据设备铭牌上的名称、型号、规格等信息,填写《设备验收单》,输入数据,完成后发送到后勤保障处信箱。
(2)后勤保障处对各单位(部门)提交的《设备验收单》,进行初步审核,符合要求的通知用户,打印《设备验收单》。
(3)使用单位(部门)和使用管理责任人在《设备验收单》上签字确认,指定有关人员携发票和《设备验收单》到后勤保障处办理入库手续。
(4)在后勤保障处办理入库手续时对《设备验收单》上使用保管责任人是否签字确认、设备名称、型号和规格等信息是否输入完整等,进行再次审核。对符合要求的,由后勤保障处在《入库单》上签字盖章,一式三联,其中的一联返回院(部)保管,一联留后勤保障处备查,一联给经手人随发票到财务处报销。
(二)由后勤保障处经办的政府采购仪器设备验收、入库、登记流程
第八条设备到校,后勤保障处通知各单位(部门)资产管理兼职责任人组织验收。
验收办法同上。区别是一式三份的《入库单》,其中的一联返回校(部)保管,两联留后勤保障处,由后勤保障处采购人员负责办理报销手续,即携带其中一份《入库单》和政府采购有关发票和文件,办理经费结算手续。
第九条仪器设备到校后,按照“分级管理”的原则,由申购单位(部门)负责完成以下验收手续:
1、仪器设备采购合同生效后,申购单位(部门)应负责做好验收准备工作,明确验收、领用、使用管理责任人员,落实放置地点,配备所需环境设施,准备工作完成后,通知送货到校。
2、后勤保障处负责通知供货商和申购单位(部门),确定验收办法,并要求供货商随同仪器设备,携带有关采购合同、发票等凭据,在指定时间内到申购单位(部门)确定的地点,进行验货。
3、仪器设备批量价值在10万元以上、单件价值在5万元以上的大型精密仪器设备验收,需成立验收小组。验收小组由后勤保障处、项目申请单位(部门)、供应商,并会同有关归口管理部门组成,逐条考核仪器设备的技术指标和性能,验收完成后,各方在《仪器设备验收单》上共同签字确认。
4、验收办法:
(1)设备到达指定地点后,由供货单位负责开箱。
(2)申购单位(部门)负责清点、检查设备的外包装与数量是否符合要求;对照发票、说明书、装箱单及其它技术资料,检查设备的规格、型号、质量、性能(主要技术指标),附件及有关技术资料等,与合同有关条款和发票是否相符,发票金额与合同金额是否相符;
(3)由供货商负责安装、调试和试运转,申购单位(部门)负责在验收单上作好详细记录。如果申购单位(部门)自行安装,必须在供货商的指导下,按照使用说明书的规定进行安装、调试,不得盲目安装、操作和使用,造成损坏的要承担相应的经济赔偿责任。
(4)仪器设备验收应以合同和技术说明书为依据。验收中若发现型号、规格不符,附配件及资料不全等问题的,应及时提出,填写《仪器设备验收问题处理报告》,通知后勤保障处或直接向供应单位(部门)交涉,研究处理办法,做好善后处理工作。
(5)仪器设备验收合格后,固定资产责任人会同设备领用人对照设备的铭牌、合同、说明书等,逐件登记,填写《验收单》;登记完成后,编上自编号,贴上小标签,在《验收单》和发票原件上签字确认,以示保管责任,再经单位(部门)负责人签字批准后,交本单位(部门)固定资产兼职责任人汇总,统一送后勤保障处办理入库登记手续。
(6)入库登记时,使用单位(部门)应将仪器设备所附的软件、技术资料、使用说明书、图纸等复印并列出清单,有关原件送后勤保障处存档,复印件由申购单位(部门)保管。单件价值在5万元以上的大型、贵重、精密仪器设备的技术档案原件由后勤保障处转交校办公室档案部门存档。
(7)进口设备由后勤保障处、申购单位(部门)和经销单位共同验收;合同规定由外商安装调试的设备,必须由外商技术人员开箱,并安装调试。
(8)验收完成期限。单价10万元以下的仪器设备到校后,原则上应在7天内完成
验收手续,单价10万元(含)以上的仪器设备原则上应在14天内完成验收手续。
三、入库登记、记帐规定
第十条入库登记要符合以下要求:
验收合格后,申购单位(部门)须备齐以下材料,办理入库手续:
(1)仪器设备采购合同等批准文件;
(2)申购单位(部门)负责人及使用管理人员签字确认的购置发票;
(3)申购单位(部门)签字确认的《验收单》;
(4)所购设备的全套技术资料原件(含说明书、保修卡等)。
第十一条经后勤保障处办理入库手续后,即进入建账阶段。建账要求如下:
1、仪器设备入账主要分为三类登记:
(1)仪器设备固定资产账,主要指500元以上、具有单独使用功能、能够保持一年以上外部形态,且使用期限在一年以上的物品。
(2)低值耐用品账,主要指500元(不含500元)以下和500元以上(含500元)、能够保持一年以上外部形态,且使用期限在一年以上的物品。
(3)易耗品和材料。不能保持一年以上外部形态或使用期限在一年以下有关物品。
2、由后勤保障处在《入库单》上注明:属专用设备还是一般设备。专用设备是指教学单位(部门)领用,且单价在500元以上的仪器设备(不含家具),其它均为一般设备。
3、低于500元以下且能保持一年以上外部形态或使用期限的物品,由各单位(部门)负责填写入库验收单,直接到财务处办理报销手续,但记入本单位(部门)《低值耐用品明细账》,明确领用人,由单位(部门)负责管理。
4、家具类物品不论购置单价,均由申购单位(部门)到后勤保障处办理登记入库手续。
5、实验室所用易耗品和有关材料,申购单位(部门)在本单位(部门)填写入库单后,直接到财务部门办理报销手续,记入本单位(部门)的《易耗品和材料明细账》,由单位(部门)负责管理。
6、捐赠的仪器设备,由接受单位(部门)到后勤保障处办理入库手续后,到财务处做账,并记入本单位(部门)《固定资产明细账》。
7、财务处根据设备处《入库单》,给予报销,并在会计凭证的“摘要栏”内,登记入库的“设备编号”或“入库单号”以便今后备查。
8、对于单价500元以上(含500元),且不能独立使用的仪器设备配件、附件,可以有两种方法登记入账:
一是将配件单价直接计入增加主机价值,并在固定资产明细表的备注中注明单价增加的原因。
二是作为仪器设备单独登记入帐。500元以下的配件、附件,由申购单位(部门)在本单位(部门)填写入库单后,直接到财务部门办理报销手续。
9、使用科研经费购买的仪器设备,由申购单位(部门)的科研项目负责人与委托保管单位(部门)商定,指定保管责任人,办理验收入库手续。办理入库时除上述材料以外,还需要附“科研项目合同任务书”并经科研处和委托保管单位(部门)签字确认方可入帐。
10,以赠送、支援或对外出售科研等产品为目的,而使用本校经费(含科研等经费)购置的设备等物品,均要办理入库手续。赠送或出售时,再按资产处置有关规定办理销账手续。
11、仪器设备计价要求:
1、自制的仪器设备,按实际发生的全部工、料、费计价入帐。
2、无价调入、帐外盘盈和其它原因增加的仪器设备,不能查明原价的,可以估价入帐。
3、调出、变卖、报废的仪器设备,按原价注销。
4、明确“教学”和“行政”在“使用方向”上的划分原则。根据学校确定的教学和行政单位(部门),凡教学部门(单位)购进的资产一律在使用方向上列为“教学”;行政部门购进的资产列为“行政”。
第十二条本暂行办法自颁布之日起实施,以往有关规定与本办法不一致的,以本办法为准。
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