科技档案档号的三级编号规则
1、唯一性规则
档号应指代单一,不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。也就是说,一个档号只能对应一件文件,具有唯一性,不能出现重复现象。
2、合理性规则
档号结构必须与归档文件的整理分类体系相适应。档号保持完整,不随意增加或减少某种代码。
3、稳定性规则
档号一经确定,一般不应随意改变。对必须改变的档号,应在归档文件目录及所有相关检索工具、数据库中做出同步修改。改变档号时,还应注明原档号。
4、扩充性规则
档号必须留有适当的递增容量,以便适应档案不断扩充的需要。
5、简单性规则
档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。
档号的三级编号结构
在规划归档文件的档号结构时,《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)充分借鉴了《档号编制规则》中的合理部分,并尽量与传统立卷方法整理的档案的档号以及照片、录音、录像等其他形式档案的档号相衔接。
《规则》建议以“年度一保管期限机构(问题)”分类法为基准确定档号结构。作出如此选择的原因有二:
一是便于馆室衔接;
二是考虑到机构(问题)为档号结构中选择项,如此可以保持档号结构的易辨识度(固定项尽量放在档号结构的左侧,保证前段一致)。
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