浅论秘书挡驾工作中的委婉语

浅论秘书挡驾工作中的委婉语

作者：陈韵

来源：《文学教育》2013年第01期

内容摘要：在秘书挡驾过程中，使用不同的词语，会产生不同的表达效果。而挡驾的性质又决定了委婉语不仅在艺术作品中多见，也多见于挡驾工作中。本文对委婉语的特点、作用进行分析，探讨其在挡驾工作中的运用，如何以特有的软化艺术实现有效的挡驾。 关键词：挡驾 委婉语 特征 作用 运用

“挡驾”是指秘书人员为保证领导集中精力想大事抓大事，对领导日常工作中无关紧要或关系不大的人和事进行鉴别和剔除的一种把关性措施。

委婉语即“吉利之语”或“优雅的说法”，其意是“用一种令人愉快的、含蓄有礼的、听起来顺耳的词语来代替令人不快的、粗鲁无礼的、听起来刺耳的词语”。

委婉语常见于挡驾工作中，是由挡驾的职能所决定的。任何社会组织都与其员工、顾客、新闻媒介有着各方面的联系和往来，在需要避开回绝的时候，又希望能保持友好关系，那么只有通过秘书挡驾达到目的。而在挡驾过程中，语言起着决定性的作用，所以秘书人员应调动高超的语言技巧来妥善而灵活地处理各种关系，委婉语便成了神奇的“润滑剂”。 一.委婉语的特征

与其它的交际语言相比，委婉语有着区别与它们的独特之处，概括起来，有如下两点： 1.直意曲达。委者，曲也。在某些情况下，将不宜直接表明的意思通过间接的方式，做曲折表达，向对方发出某种信息，使其在回味中理解你要说的意思，最终能够接受意见或改变行动。这是一种周转多变，曲尽其妙的方式，多用抑扬、衬托、正反、引用、侧答等技法，迂回地传情达意。像秘书在挡驾新闻媒介记者时，就要非常注意语言的表达，以保证组织的公众形象。比如：

（1）一次，在各大媒体记者都来到公司大厅，要求采访上级领导的时候，秘书就这样委婉挡驾：“感谢各位对我们公司的关注，由于最近领导身体抱恙，需要静养，如研发有新的进展，我们会开新闻发布会，到时请各位光临现场。”

例中这样曲笔道来，既表明了拒绝之意，又能取得对方的谅解。又如：

（2）一位平时与秘书关系较好的同事急于要见总经理，有事相求，得知总经理不在，便向秘书打听总经理的行程安排，这时秘书机敏灵活地凑到她耳边说：“你能保守秘密吗？”

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对方小声回应：“我能。” 于是秘书笑着对她说：“我也能。”

对方听完，愣了一下，然后回过神来，笑了笑，没有再为难秘书。

这个例子中的秘书也正是运用了曲折的方法，委婉含蓄地拒绝了朋友的要求，她巧妙地利用对方的答话，表述出自己不便直说的意思。

这种直意曲达的间接性是委婉语的首要特点，我们都愿意绕弯子是因为直接有时会造成伤害或有损自己的形象，秘书们都宁愿使用像“领导正在开会，有什么我能代为转达吗？”这样的间接说法，也绝不会直来直去。

2.显而不露。为了某种需要，使话语表达的主旨形成藏而不没，显而不露，隐约闪烁，但最终使交际双方都明白话中有话的意味。如：

（3）员工们为优惠买房的事，天天来找领导，秘书很真诚地对他们说：“领导最近情绪非常低落，大家都知道原因，你们的事可能要缓一缓了。”

这个例子中“大家都知道的原因”就是双方都十分明白的内容，指的是领导晋升资格被取消一事，而秘书通过含而不露的词句，收到了藏而不没、隐约闪烁、但双方都明白的效果。 这种手法在对内挡驾上运用颇多，它隐而不晦、巧而不滑，充分体现了含蓄表达的特点。 二.委婉语的作用

委婉语作为一种常见的语言现象，从某种程度上说，它已经在挡驾工作中得到广泛的应用，它是语言交际的一种“缓冲”方法，对挡驾有着积极的作用。委婉语在挡驾工作中的恰当使用，不但体现了秘书的文化修养，而且在维系和协调人际关系方面起着非常重要的作用，值得进一步研究，下面我们来看看委婉语在挡驾工作中所起的作用。

1.易于接受。委婉语由于隐含着情感和意趣，又以阴柔曲折见长，可用来避免伤害听话者的感情和自尊，这样听话者接受起来也入情入理。秘书挡驾本来是反对某种行为的，但却说成“对此不感兴趣”或“对此感到遗憾”，也有人说“对此不感冒”，这些都是对“不满”的委婉说法，这样便可以把本身的意思暗示出来，让对方接受起来心里比较舒服。比如：

（4）广告公司的张经理打电话来要到公司找老板谈谈明年的广告代理问题，秘书接到电话：“您好，张经理，关于今年你们负责的这个广告项目啊，结果还是不太理想，明年的广告计划老板正在考虑，一有消息，我一定马上与您联系。”

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秘书的回答里，“结果还是不太理想”的意思是“结果很糟糕”，但秘书没有把本意直接说出来，目的是给广告公司的经理留点面子，使经理能在愉悦的心情下接受意见。

可见委婉地表达对于避免刺激对方是很有意义的，它既可以让对方听出弦外之音，又不会伤害对方的自尊心，还能使语言交际继续进行。

2.曲径通幽。暗示也好，曲达也好，都是为了“示”，为了“达”，这“幽”是我们要达到的目的，挡驾工作中，适当的“曲达”，不仅可以避免针锋相对而造成的矛盾激化，还可以使矛盾缓和并迅速得到解决，这种避开明确的表态而委婉含蓄，还可为进一步仔细考虑对策留下回旋的余地。委婉语在挡驾工作中用得很多，当想拒绝别人的要求时，不直截了当地说“不行”或“没有”“不愿意”而是委婉地说“您再想想看吧”或“我们再研究研究”。像某事是可取的，但又不便赞同，则可以说“可以理解”，这样即使将来不赞同也可以有回旋的余地。请看下列案例： （5）一天，某上访者已在秘书处得知自己的事是由某部门负责，但还是觉得领导权力大，找领导处理更放心，心里有些顾虑，磨蹭着不走，还想等机会见领导，这时秘书说：“大伯，这形势分分钟在变化，像您这样的问题可要争取时间，早办早好。”

这是一个典型的用来表示委婉礼貌的建议和命令的例子，秘书说的话，其字面意义是提醒来访者争取时间，但是她表达的不只是这些，她的意图除了字面意思外，还希望来访者不要再纠缠，快速离开，但她没赤裸裸地直接表述，而是用这种间接的委婉语来表达内心的真实想法，如此表述既满足了自己的要求，同时又表示了对别人的关心。

（6）某天，客户上门要和领导谈原材料的价格，领导已经回避，该客户执意要在会客室等，时间已经过了半小时，马上临近下班的时间，秘书上前：“再给您倒杯茶？”

秘书之所以这样说是在暗示客人该走了，如果秘书明确地告诉客户“你该走了”，结果就会不欢而散，公司与客户之间的关系就会弄僵，不能维持下去。所以秘书在特定的交际场合，一定要婉转地表达自己的意图，这样不伤及对方的面子，又可达到礼貌挡驾的目的。 三.委婉语的使用

在挡驾工作中，因事件、时间、场合、气氛的不同，委婉语表达的方法也就跟着相应变化，主要运用以下两种方式： 1.用温和的言辞。

比如用肯定句“我完全理解你的感情”来委婉地暗示“我并不赞成你这么做”，要比一句指责“你这样发火是没有道理的”使对方听了悦耳。再如“根据现状，您的要求恐怕我们难以同意”，“好像我们尚未收到您的消息”。还有，当挡驾陷入僵局时，不用否定对方的字眼，而用一句不失风度的话更容易使对方产生好感，如：

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（7）秘书：“在目前情况下，我能为您做的最多只能做到这样了。” 2.转折技巧

“是呀，但是……”等转折技巧可以为对方提供“台阶”，给对方“留面子”。在挡驾工作中，如果想对某问题做否定答复，但又不想冒犯对方，为了顺利实现挡驾的目的，可采取这类表达方式。类似的句型包括“我理解你的处境，但是……”、“我完全懂得你的意思，也完全赞成你的意见，但是……”等。从语言角度出发，留面子还是丢面子关键在于挡驾过程中是否采取和如何采取威胁面子的言语行为，直接拒绝就会威胁对方的面子，而转折技巧则表示对对方的同情和理解，赢得的是“但是”后面所包含的内容，即：先予肯定、宽慰，再转折，委婉地否定并阐明自己的难处。比如：

（8）“总的说来，我们赞成您的意见，但此事关系重大，领导还得进行研究讨论，不能太草率行事，是不是？ ”

例中，“我们赞成您的意见，但——”，其中“但”字暗示自己有不同的看法，这种委婉暗示尽管说话人本身的负面面子受到了威胁，但是却保住了对方正面面子不受威胁，这也是礼貌原则在挡驾中的一种非常有效的正面的积极的具体应用。有时候秘书不宜直接表态反对，需要采取转折技巧，委婉表达，因为这样能够摆脱尴尬局面和避免矛盾，从而使挡驾工作能顺利地进行。

“语言不是蜜，却可以粘住一切东西”，有什么样的语言艺术，就会产生什么样的效果。委婉含蓄的词语，可以给人带来温暖、希望，可以调节气氛、稳定情绪，有利于矛盾的缓和和问题的解决，最终达到挡驾的目的。秘书人员要掌握其特点，在工作中使用起来才能游刃有余。 参考文献：

[1]徐朝晖：《口才艺术中的委婉》，《广州大学学报》（综合版），1995年第1期。 [2]高鸿雁.阎杰：《论公关语言的含蓄美》，《秘书之友》，2003年第12期。 [3]任季萍：《浅谈委婉语》，《山西教育学院学报》，2001年第3期。

※ 基金项目：2011年度湖南省教育厅科学研究项目《秘书挡驾语研究》（项目编号：11C0772）的阶段性成果。

陈韵，湖南涉外经济学院文法学院讲师。