招商会流程

8月8日供应商活动(招商)会流程表时间项目名称工作内容通过各种渠道寻找供应商,使用多种销售手段成功邀约供应商(见推广计划)1、确定邀请函内容会议前20天--1个月通知客户全天2、由渠道部发送发布会信息3、对接获取参会人数、地址4、统计客户信息并制作信息报表完成活动所需的所有参考下面注释1物料准备确定活动地点确认布展时间联系场地负责人,确定时间签订合约活动前1天与酒店确认布置会场时间印刷类资料是否制作完毕筹备，整理所需物资设备类是否准备齐全设备服装类是否准备完毕运输车辆确认保证物资，设备的数量，质量，设备完整性（话术资料，主持稿等）；注意事项完成情况负责人开发，邀约供应商成功邀约的供应商需及时维护,确保沟通顺畅,及时反馈供应商动态简洁，大方，明了，易懂；及时沟通，及时发布；对接的快速性，畅通性，及信息的准确性；信息完整性；必须保质保量完成活动当日所需的物料,这能让参会的供应商直观感受到主办方的专业素养,能影响活动推广的效果.交通便利,当地比较知名的地点确认信息的及时性，保证发布会正常运行；招商部/品类根据会务所需租借运输车辆；后勤组运输物资至发布会场地所有必需物资及设备是否运输到场运输的准时性，保证物资设备的完好；地运送人数到场并熟悉会全体人员是否到场完毕确保人身安全，保证准时到达目的地；场环境与酒店接洽协商会前全员任务分组1、确认员工用餐方式2、确认布告的摆放位置确认人员职责任务的安排熟悉工作职责及流程午餐确认1,桌椅摆放：按照安排布置桌椅2，桌子上文具等摆放布置会场3,鲜花摆放:根据安排摆放若干盆鲜花于会场适当位置；4,地毯铺设；5，签到台的摆放布置6，大型喷绘的放置及时与酒店方沟通，并及时反馈给相关负责人，确认最终用餐方案；与酒店确认布告牌的摆放位置，保证达到发布会的宣传效果；将所有工作人员按组分配，并由每组负责人带领组员至相应工作区域，熟悉工作环境及职责；要求全体人员务必详细听讲，背熟所用到的话术，掌握发布会的主题和内容;建议统一规格定制商务套餐，不求吃的有多好，但一定要让届时出席活动所有人员吃饱;为防范与会超员，特在会场后部增加若干座位；确认文具摆放的位置统一性，勿遗漏任何一桌，并适当多准备几套；根据发布会主题，确定当日鲜花的种类及摆放位置；注意地毯铺设的平整性，整洁性；保证签到台摆放位置的醒目，整洁，大气；保证呈现效果的醒目，大气及摆放的安全性；会务组会务副总指挥(项目负责人)会务副总指挥(项目负责人)运筹期会前全员培训午餐几点至几点1，硬件检查：会前、会中调试麦克风、电脑音频、视频、投影仪、必须确保麦克风，投影仪，视频等有备用；灯光测试完善；2，软件核对：核对音乐，调试音乐。确认播放音乐流程；调试会议设备确保音乐的适合性，按照之前的音乐播放流程安排表逐一试放；DJ组会务副总指挥(项目负责人)3，确认演讲嘉宾的PPT的内容及流保证PPT可以正常演示，无任何错误，技术人员要保证PPT播放内容和嘉宾演讲内容的契合程性；会务副总指挥(项目负

责人)4，硬件测试：测试麦克风，是否需要更换电池，不要有杂音；5，客户服务：舞台灯光调控，投影字幕清晰度，光亮强弱的控制检查会场彩排开动员大会多备用2-3个麦克风，及电池；根据安排，调控灯光及光亮强弱，确保与发布会气氛相适应；预置检验会场布置成效，对布置好的会按主席台，嘉宾席，普通席的顺序由前至后逐一勘察，确保会场各个角落，符合要求；场做再次扫描；所有发布会的工作人员彩排动员大会，鼓舞士气DJ组巡查组迎宾组全体工作人员务必全部参加，保证发布会预演流程的流畅性，合理性及万无一失；CEO COO做最后动员，提高全员士气及会场安保意识，强调细节，认真，专注安全第一核对音乐，提前整理好清单，调试音乐。并与场内总监及主持人确认音乐流程；按会场要求设置好所有需要使用的软硬件设备；按会务流程巡查整个会场，第一时间发现隐患 杜绝隐患发生 防范未然；五官端正、身高基本一致、笑容亲和、服装得体统一、礼貌用语；随机处理场内岗位外所发生的应急情况，处理供应商投诉与建议；以及所有物资设备的搬运摆放；会议前把所有的签到物资都摆放到位，都应遵循整齐有序方便的原则；随机处理场内外岗位外所发生的应急情况；全程录像、嘉宾分享录像；所有物资进出都必须做记录；巡查组会务总指挥(CEO COO)DJ组巡查组迎宾组内勤组签到组安保组摄影组物料组8月8日

全员就位内勤组签到组安保组摄影摄像组X:00—X:00物料组迎宾方式确认迎宾迎宾方式阐释迎宾人员确认迎宾方式阐释签到方式确认签到方式阐释签到签到工作人员确认亚历山大资料包发放确认按照确定好的方式，安排场内及场外迎宾人员，并做会前培训，保证礼仪的良好性，周到性；迎宾组要求签到人员对签到业务技能非常熟练，迅速并严格保管客户签到资料，服务态度的良好性；签到组注意资料包中内容的完整性，及外部包装的崭新性；确保发布会过程中调试麦克风可用、电脑音频、视频完整流畅、投影仪、灯光测试完善；主持人应时刻视会场的热度做相应的主持内容形式的调节；DJ组主持人总指挥公司负责人CTO市场,运营品管供应商代表/托产品(平台)展示及宣传,促销活动(目前免费入住)相关VCR等投影 背景音乐场内音乐持续 音乐的选择 主持人的控场,台下品类(答疑 2次开发 等)主持人主持人 品类13:00播放视频1主持人上场待制作做内容衔接及引领CEO COO讲话；运作期13:10-13:3013:3014:0014:3014:4015:0015:40CEO COO讲话CTO讲话市场部,运营部品管部供应商主持人台上:主持人台下:品类跟进公司介绍(战略 愿景等)VCR讲稿等注意场内安保，严格记录会议内容、及时打出显示在投影仪；待制作产品(亚历山大平台介绍)VCR讲稿等待制作营销模式,平台推广方案供应商合作方式,入住协议讲解场内互动(讲稿)宣传片相关资料互动游戏(筹备),下午茶 水果 点心等确保发布会过程中调试麦克风可用、电脑音频、视频完整流畅、投影仪、灯光测试完善16:00合影留念1，合影方式确认及阐释2，确认单独合影及大合影方式3，确认摄影人员到位4，确认礼仪人员到位5，确认单独合影环节结束6，确认大合影环节结束1，确认客户无重要文件遗落2，确认客户安全有序退场3，确认安全送走所有客户1，确认所有工作人员到位，2，确认合影完毕,3，确认设备搬卸装车完毕4，确认所有剩余物资资料回收完毕按确定好的合影方式，由摄影师组织全体合影人员摆好位置并合影，大合影过程中，如需要椅子等设备，场内工作人员应在合影前及时迅速得将椅子摆放好；全体会务人员16:30供应商退场有条不紊的离场，防止意外等事故发生，保证参会供应商的安全；全体会务人员16:45员工合影确保公司所有设备及剩余物资资料无一遗漏全部回收，整理完毕，并带回公司；全体会务人员建微信群及时跟进 防止丢失销售机会 潜在客户 失去老客户；注意及查验邮寄资料跟签收人信息的吻合性，防止错寄漏寄；及时、精准、详细、完整、系统性；招商部/品类市场 运营结束期8月10日起后续服务邮寄合影建立CRM系统注解1.活动场所、活动礼品、签到台、签到簿笔、活动演讲稿（PPT）等素材、背景音乐、摄影器材、Q&A、宣传资料、点心、印刷宣传制品（易拉宝、海报、背景板等）、招商协议、1.当日会场所有拍摄视频照片给到市场部,支护制作成宣传资料用于推广宣传,邮寄外地供应商等2.当日签到簿供应商的资料给到品管部,建档归类,用于后期N次开发,跟踪维护