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2009-07-31
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Microsoft Visio 2007 简要教程V1.0
目 录
第一节 第二节 第三节 第四节 什么是形状 ........................................................................................................... 3 放置、堆叠和组合形状 ....................................................................................... 4 文本：另一个关键 ............................................................................................... 5 数据链接到图表 I：入门 .................................................................................... 7
摘要： ............................................................................................................................... 7 讲述 ................................................................................................................................... 8 第五节
将数据链接到图表 II：数据图形 ..................................................................... 11
目的： ............................................................................................................................. 11 目标： ............................................................................................................................. 12 摘要： ............................................................................................................................. 12 讲述 ................................................................................................................................. 13 第六节
将数据链接到图表 III：定位数据图形 ............................................................ 19
目标： ............................................................................................................................. 20 讲述 ................................................................................................................................. 20 第七节
将数据链接到图表 IV：自动链接数据 ............................................................ 23
目的： ............................................................................................................................. 23 目标： ............................................................................................................................. 23 摘要： ............................................................................................................................. 23 设置页面以及要自动链接的数据 ................................................................................. 23 自动将行链接到形状 ..................................................................................................... 24 设置“自动刷新” .............................................................................................................. 24 讲述 ................................................................................................................................. 24
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第一节 什么是形状
1、 一维和二维
1) 作用：形状可以组成任何 Visio 图表，无论此图表是流程图、组织结构图、路线图、项
目日历还是办公室布局。形状是图表的实质内容和精髓。您可以使用形状来表示对象、操作和观点。在排列和连接形状后，将显现出直观的关系。 一维连接二维，二维表示意义；
任何内容都是形状；
2) 区分：通过单击形状确定，有8个点的是二维；
3) 某些形状有黄色的控制手柄，这些控制手柄使您能够与形状交互； 4) 获得形状的方式：
a) 选择一个模版； b) 搜索形状； c) 浏览模具，如下图：
“形状”窗口：此窗口包含模具。
模具：模具不是形状。这一点非常重要。模具包含形状。 形状：在 Visio 中，形状就是一切。但形状不是模具。模具包含形状。
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插图显示了“组织结构图形状”模具及其形状。注意另外两个模具：“边框和标题”以及“背景”。要查看其中任意一个模具中的形状，只需单击该模具的名称。 d) 从其他地方获得，文件->形状；
e) 创建自己的形状，您自己的形状可以简单也可以复杂，从一条波浪线到一件自定义
办公室设备都可以； f)
EXP:
插入图片。
根据练习单元中所学的方法，应该如何保存搜索结果供以后使用？
用鼠标右键单击模具的标题栏，然后单击“保存”。
在绘图中使用结果中的形状，然后保存绘图。
在“文件”菜单上，单击“另存为”。
在“文件”菜单上，单击“导出”，然后单击“模具”。
第二节 放置、堆叠和组合形状
1、 显示或隐藏标尺：在“视图”菜单上，单击“标尺”。
2、 在页面上放置参考线：单击水平或垂直标尺，将参考线拖到绘图页上，然后释放鼠标按钮。
3、 对形状位置进行细微调整：选择形状，用方向键。 4、 “对齐”选项，工具->对齐和粘附。 5、 视图->“大小和位置”窗口。
6、 对齐形状：选择与之对齐的形状，按住shift选择要对齐的其他形状->“形状”菜单->对齐形状。
7、 对布形状：选择3个或以上形状，同上即可。
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8、 翻转形状
9、 更改形状的堆叠顺序 10、
组合形状。
第三节 文本：另一个关键
作为任何 Visio 图表的组成部分，形状无疑在传达信息、思想、流程等方面发挥着极大的作用。但是，在图表中如果没有文本，形状也是孤掌难鸣。无论文本长短，也无论文本是描述性的还是指示性的，都很重要。 1、 作用
在 Visio 图表中，有许多地方都要用到文本。您要使用文本来标注形状，以便向他人说明形状的含义；还要用文本标注形状之间的连接线。
不仅如此，若要在页面顶部为图表添加标题，也必须使用文本。有时，您希望文本单独显示，也就是说，文本独立于形状。 2、 操作
单击添加，双击编辑。 为组合形状添加和编辑文本的方法： 使用“指针工具” 单击形状组合。
再次单击以选择组合中的某个形状。 单击“文本工具”按钮 。
Visio 会将形状文本放大。此时，您可以根据需要添加或更改文本。完成后记得单击页面的空白区域，以便返回到原来的缩放级别。
---为什么要返回到“指针工具”？您可能没有注意到，在 Visio 中，大约有 90% 的时间您都是在使用“指针工具”。通过该工具，您可以完成一件非常重要的操作：选择。但是如果将“文本工具”保持为活动状态，您将无法选择任何内容，而只能键入文本。
我们要讨论一种被称为“字段”的特殊文本。字段是一个特殊的文本区域，它指示 Visio 自动显示信息。例如，您可以将一个日期字段插入到形状中，Visio 便会自动显示当前日期，无需您键入。
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当您结合图表使用数据时，字段会非常方便。例如，一个组织结构图可能具有与之关联的数据。这些数据可能包括雇员的姓名、部门、电话号码等。通过使用字段，形状会自动显示这些信息。您无需为每个形状键入信息，这非常方便。
大多数情况下，当您开始键入时 Visio 会放大，那么在哪种情况下当您开始键入时它不放大呢？
当您为纯文本形状键入文本时。
当您为非常大的形状键入文本时。
当形状的文本已经足够大，阅读不会有困难时。
当您键入非常小的文本行时。
完成练习单元之后，您应该能够回答这个问题。若要始终阻止 Visio 在您键入时放大，应该在“编辑文本字号小于”框中输入哪个数字呢？
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3、 文本块
该工具用于移动形状中文字的位置。单击问题
边上的下拉箭头可见。
能否在调整形状大小时调整文本大小？默认情况下，答案是否定的。
例如，在此插图中，可以注意到，即使形状放大了，文本大小也没有增加。只是有了更多的空间，从而消除了一些换行符。
然而，对于某些形状，可以通过执行一些额外操作来实现上述目的。这需要为要调整大小的形状修改 ShapeSheet。那么，何为 ShapeSheet 呢？
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ShapeSheet 是一种电子表格，用于存储有关形状的信息。ShapeSheet 包含高度、宽度、角度、颜色以及确定形状外观和行为的其他属性的信息。每个形状都有一个 ShapeSheet，如果对其稍做修改，则在调整形状大小时，形状文本的大小也会随之改变。
在 Visio 中是否有可能将文本基线置于曲线上。
正如前面提到的那样，形状的文本包含在文本块之内。这里的关键字是块，它是一个包围文本的矩形区域。很遗憾，块的底部不能弯曲成曲线。
由于文本块始终是块状，在 Visio 中，在曲线上放置连续的文本并不是一项能够轻松快速完成的任务。但在稍做努力后可以实现接近的效果。
为每个词创建单独的纯文本形状，然后旋转每个词，使它们看上去沿曲线排列。对于较长的一些词，可能需要修改曲线，或者为该词中的每个字母创建单独的纯文本形状。
文本是否能自动保留在圆形或菱形边界内？
有时候，文本可以位于这些形状的边界之内，但这并不是自动完成的。您需要使用其他手动方法，比如调整文本块的大小，甚至还需要缩小文本或放大形状。
第四节 数据链接到图表 I：入门 摘要：
连接到数据源 1. 2. 3. 4. 5. 6.
打开已包含形状的图表。
在“数据”菜单上，单击“将数据链接到形状”。 选择将使用的数据源类型。 单击“下一步”。
您需要在此屏幕上找到将使用的外部数据。单击“浏览”按钮。 单击“完成”。
将数据行拖动到形状上
在“外部数据”窗口中，将行拖动到形状上。 刷新数据 1.
在“数据”菜单上，单击“刷新数据”。
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2.
在“刷新数据”窗口中，单击“刷新”按钮。
注意 如果从数据源中删除某行， Microsoft® Office Visio® Professional 2007 将在“刷新冲突”任务窗格中显示差异。该任务窗格会在需要时显示在右侧。该任务窗格将为您显示链接到数据源中已删除的行的形状。您可以选择保留或丢弃这些形状。如果向数据源添加新行，则新行将显示在“外部数据”窗口中，以便您根据需要拖动到新形状。
更改 Visio 的刷新功能以便它覆盖您对“形状数据”窗口所做的更改 1. 2. 3.
在“数据”菜单上，单击“刷新数据”。 在“刷新数据”窗口中，单击“配置”按钮。
在右下角的“选项”下，单击以选择“覆盖对形状数据所做的更改”。
注意 如果希望将此选项应用于其他图表，请打开这些图表，然后为每个图表选择此选项。
讲述
上图对于初步解释业务流程很有用。不过，此流程图并不仅仅是一个图，它还能显示更多的信息。如果需要更多详细信息怎么办？如果需要了解每个部门的更多信息怎么办？有多少份销售订单正在等待处理？处理一份订单平均要花费多长时间？有多少订单正在等待装运？您可以通过将数据链接到图表，从而在图表中添加这些详细信息。
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上面显示的还是同一个图表，不过其中包含有链接数据，可以告诉您每个部门中等待处理的订单数目。通过这些数据，您可以发现趋势、异常或问题。例如，在此图表中可以看出仓储部门似乎出现了问题：该部门有 24 份订单正在等待处理。也许现在是改进相应流程或找出存在的问题的时候了。
您可能会想，“为什么要使用 Visio 来查看和分析数据呢？毕竟，工作表和数据库报告就可以为我提供此信息。”是的，确实如此。不过，Visio 实际上是在显示数据的同时给您带来强烈的视觉效果。为什么不采用一个两全齐美的方法：将 Visio 图表的视觉效果与详细的数据分析结合在一起呢？
上面是有关如何利用数据增强图表的另一示例。此网络图表包含链接数据，并且您可以看到每个服务器的数据以速度计形式显示。如果您的老板询问哪个服务器的 CPU 功能最强大以便部署新的 Web 应用程序，您可以通过这些速度计一眼就能知道：服务器 3 的速度最快。您还可以查看哪个服务器可用哪个服务器不可用：从图表中看来，服务器 1 和服务器 2 正常，但是服务器 3 不可用。现在最好是找出存在的问题。
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Visio 通过使图表包含更丰富的信息来提高直观显示的价值。这是一个用于查看和跟踪设备相关数据的可视化界面。
而且，此图表显示的是当前更新的信息。可以随时刷新此图表以显示数据中发生的更改。转瞬之间，此图表就变成了一个极为逼真的业务跟踪工具。
当将行拖动到形状上时会发生三件事情。第一件事情较为明显，而其他两件事情则比较隐蔽。
发生的第一件很明显的事情是：行中的数据子集将在形状上显示为文本。由于数据太多，不会显示整行数据。因此 Visio 选择显示两个值。您完全可以对此进行更改以显示行中更多、更少或不同的数据。我们将在后面的练习单元中演示如何做到这一点，然后在“将数据链接到图表 II”中更详细地了解这一过程。
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在形状上显示的文本不是普通文本，也就是说，您不能选择和键入此文本。此文本是显示为文本的数据。
将一行拖动到形状上时发生的第三件事情是：在“外部数据”窗口中该行的旁边将显示一个链接图标。此图标表示数据和形状之间的连接。
为什么链接图标很重要呢？首先，当您处理多个行时，此图标可以帮助您了解已链接的行和未链接的行。不过，链接图标还可以在您刷新图表中的数据时起到提醒作用。当使用“数据”菜单刷新数据时，“外部数据”窗口中的所有数据都将获得更新，并且任何带有链接图标的行都将向它所链接到的形状发送更新。
注意 您不一定要将每一行都链接到形状，因此不是所有的行都必定具有链接图标。可稍后拖动这些行，或者，也可以不拖动这些行。您可以自由地根据需要链接某些行或使其中的一些行保持未链接状态。
使用以前版本的 Visio 的用户经常会提出两个问题。第一个问题是，“是否可以在‘形状数据’窗口中再次键入值？”是的，可以。形状上的数据也将显示相应的更改。不过，您所做的更改将不会发送回原始数据源。另外，在默认情况下，您对“形状数据”窗口中的值所做的任何更改将保持原样：如果刷新数据，则外部数据将不会覆盖您对这些值所做的更改。（如果需要，您可以更改此行为。有关详细信息，请参阅本课程末尾的课程摘要卡。）
另一个常见问题是，“以前版本的‘自定义属性’窗口有什么变化？”没什么变化。“形状数据”窗口就是“自定义属性”窗口，只不过在此版本的 Visio 中采用了不同的名称而已。
将行链接到形状的三种结果是什么？
显示链接图标、显示文本并且将数据导入到形状中。
显示链接图标、连接器将行与形状连接在一起并且将数据导入到形状中。
将显示形状的链接图标、数据栏和速度计。
行旁边会显示链接图标、形状旁边会显示链接图标并且将行中的数据导入到形状中。
第五节 将数据链接到图表 II：数据图形 目的：
在 Visio Professional 2007 中将数据链接到图表后，您需要确保数据以有意义和能够帮助您及其他人作出业务决策的方式显示。了解数据图形是关键所在。在本课程中，我们将深入探讨有关数据图形的更多细节：如何使用它们的组成部分，以及如何有效地显示信息。
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目标：
用数据图形为数据提供视觉效果。 1. 了解数据图形的外观如何对应于数据。 2. 更改数据图形，使其显示您要的数据。 3. 识别数据图形的不同组成部分。 4. 使用数据文本、数据栏和图标。
摘要：
从头创建一个新的数据图形
在“数据图形”任务窗格中，单击“新建数据图形”。
创建文本标注
1. 2. 3. 4.
在“新建数据图形”对话框中，单击“新建项目”按钮，然后单击“文本”。 对于“数据字段”框，选择您希望此标注表示的数据列。 从“标注”框中选择文本样式。
在“值格式”框中单击。在此框的右侧，单击“…”按钮。这将打开一个对话框。使用此对话框按照自己的意愿设置文本格式。
创建数据栏标注
1. 2. 3. 4. 5.
在“新建数据图形”对话框中，单击“新建项目”按钮，然后单击“数据栏”。 对于“数据字段”框，选择您希望此标注表示的数据列。 从“标注”框中选择栏样式。
对于“最小值”，您很可能想键入 0。这将确保即使是对于数据中的最小值，栏也将至少可见。 对于“最大值”，键入一个大于数据中的最大值的值。这将解决将来数据中可能出现的任何增长的问题。
创建图标标注
1. 2. 3. 4.
在“新建数据图形”对话框中，单击“新建项目”按钮，然后单击“图标集”。 对于“数据字段”框，选择您希望此标注表示的数据列。 从“标注”框中选择图标样式。
通过在“等于”框的右侧键入数据值为图标设置规则。
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讲述
将数据导入 Visio 程序时，您希望数据有用并且外观漂亮。这里有一些例子，说明如何在图表中以令人瞩目的方式呈现有用的数据。请注意，数据栏告诉您每个部门中有多少份订单正等待处理。但是，也请看一看这些速度计；现在，您可以看到每个过程要进行多长时间。看起来包装部门可能遇到了问题。包装产品的时间比制造产品的时间还要长！
一个形状，一个数据图形，以及多个数据标注。
什么是数据图形？数据图形是形状的一系列数据标注。再重复一遍：数据图形是形状的一系列数据标注。例如，此包装部门形状只附加有一个数据图形。但是，该数据图形包含三个标注。一个文本标注，它显示部门名称，即包装部。一个栏标注，它显示处理中的订单数，即 14。一个速度计标注，它显示处理一份订单的平均时间，即 10 天。
数据图形附加到形状，因此，如果形状移动，则数据图形及其所有标注会随形状一起移动。
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那么，重温一下我们的定义：我们有形状本身，而且我们还有附加到形状的数据图形。数据图形中包含的是各个数据标注。
每个数据标注均显示一列的数据。
数据图形包含一系列数据标注 — 我们是否已充分强调了这一点？而每个数据标注均对应数据中的一列。在本例中，显示部门名称“包装部”的文本标注从“部门”列获得其信息。显示有 14 份订单正在处理的栏标注从“处理中的订单数”列获得其信息，依此类推。
尽管我们在课程“将数据链接到图表 I：入门”中已经简短地谈论过，我们最好还是在这里再说一遍：您无法选择在数据图形中看到的文本，也无法键入新文本来覆盖该文本。该文本之所以会显示，是因为形状链接到列中的数据。
但是这并不意味着，如果形状带有来自链接的数据的文本，就不能含有您在形状上键入的常规文本。本例包含这两种文本：键入的文本，即“罗冠名”；以及作为数据的文本，即“部门”、“销售部”、“处理中的订单数”等等。常规文本和数据标注文本可以共存于一个形状中。
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数据标注从何处获得其信息？
您在形状上键入的文本。
从 Visio 模具库获得。
从一整行中获得。
从行中的一列获得。
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数据标注为导入的数据提供真实的可视结果。当您创建新的数据图形时，您应自定义其标注，以便它们只显示您希望它们显示的内容。
Visio 为您提供三种类型的标注：
文本标注。 数据栏标注。 图标。
图片中的服务器形状在其数据图形中含有所有这三种类型。本课将详细说明每种类型，以及如何使用每种类型。
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让我们讨论一下文本标注如何工作。这里有一个简单的例子，说明文本标注本身，以及在您创建一个文本标注时它如何与其对话框相关。
请看一看“详细信息”下的“值格式”字段。这里是空白的，但如果您希望数据以某种格式显示，例如显示为百分比或货币，则可以通过单击省略号实现此目的。
在我们讨论标签位置之前，让我们先解释一下什么是标签。标签是数据中的列的名称。在本例中，标签是“网络名称”，它处于值“服务器 01”的左侧。知道这一点很有用，因为标签并不只是用于文本标注。您也可以将它们用于数据栏标注。
这里有一个简单的例子，说明服务器形状上的数据栏，以及在您从头创建数据栏时它如何与其对话框相关。
数据栏适合显示数量。而要了解它们如何工作，很重要的一点是它们需要一个最小值和一个最大值。最小值表示栏的开始或基值。最大值表示栏的结束。在本例中，我们的服务器最多可以升级到 3 GB（或 3,072 MB）。因此，我们将键入 3072 作为最大值，并键入 0 作为最小值。您的特定最小值和最大值将视数据而定。
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数据栏并不一定显示为栏状。它们也可以呈现为星形、速度计形和温度计形，就像您在这里看到的一样。这些全都是在 Visio 中为您提供的，而且像栏一样，它们最适合呈现数量。
图标标注在 Visio 中称为图标集，它们很适合指示条件。在“等于”框右侧的列中，您需要键入值以触发特定的图标。在本例中，如果服务器“状态”列中的数据等于“正常”，则将会为该形状显示一个复选标记图标。如果服务器“状态”列中的数据等于“不可用”，则将会出现一个感叹号图标。而如果“状态”等于“未知”，则将会出现一个问号图标。
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就像您在这里看到的，图标集也可以呈现为旗帜、表情或交通信号等等不可胜数的形式。重复一遍，这些都是为您而提供的。Visio 需要的只是，您选择所需的图标集，然后设置条件，以控制在什么时候显示什么图标。
像图标集一样，“按值显示颜色”功能可让您以引人注目的方式显示数据。例如，在组织图中，您可以给每个员工形状着色，以显示员工的工作年限。在本例中，蓝色最深的形状表示在公司中工作年限最长的员工。颜色越浅，员工在公司中的工作年限越短。“按值显示颜色”不是标注类型，但它与标注极为相似。
第六节 将数据链接到图表 III：定位数据图形
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目标：
1. 更改页面上部分形状或所有形状的数据图形的位置。 2. 确定并解决拥挤问题。
讲述
数据图形的默认位置是在形状的右侧。
当在 Visio 中应用数据图形时，其初始位置通常位于形状的右侧，如下列示例所示。但如果需要将数据图形移动到形状的左侧、上方或下方，该怎么办呢？或者您可能希望让图形与形状重叠？您当然可以这样做。无论是单个形状，还是共享某个数据图形的所有形状，使用 Visio 都可以轻松地实现这些目的。
要移动一个形状的数据图形，请首先单击“指针”工具。然后选择该形状，单击黄色菱形并进行拖动。您可以将图形移到该形状的上方、下方或侧面，甚至可以让图形与它重叠。
移动一个形状的数据图形很容易。但如果所有形状都需要移动其数据图形，该怎么办呢？在本示例中，您必须拖动黄色菱形四次才能将数据图形移到形状下方。这样做十分耗时。由于所有形状共享同一数据图形，因此还有更快的方法，即通过使用“数据图形”任务窗格更改位置。
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要同时移动某个共享数据图形的所有实例，请对其进行编辑。首先，请在“数据图形”任务窗格中单击该数据图形的缩略图上的箭头，然后单击“编辑数据图形”。下一页将详细介绍如何使用定位选项。
上面介绍如何为使用某个数据图形的所有形状移动该数据图形。请在“编辑数据图形”对话框的左下方区域中找到“水平”和“垂直”位置选项。在其中的每个选项中，红色方块都表示数据图形，黑色方块则代表形状。在本示例中，图形在形状上水平居中，在垂直方向上则位于形状下方。单击“应用”，使用此数据图形的所有形状都将获得新的位置。
注意 请记住，在使用此对话框时，将更改使用该数据图形的所有形状，即使在未选择这些形状时也是如此。当然，这意味着您也可以根据需要轻松地将它们全部还原。
复制
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由于编辑一个数据图形可能会影响多个形状，因此在编辑数据图形之前，最好先创建它的副本。为此，请使用“复制”命令。通过这种方式，您始终都可以根据需要还原到原始数据图形。
为什么会出现图表拥挤呢？
某些数据图形特别是数据栏会与它们所属的形状占据相同的空间。有时，它们可能比形状还大！在这种情况下，就好像您拥有两倍于计划的形状数一样。
移动数据图形有助于解决空间紧张问题。如果是两侧拥挤，请尝试将所有图形都一致置于形状的上方或下方。如果空间确实很狭窄，可以让图形与形状重叠一点，甚至可以让这两者完全重叠。这将有助于释放空间。您可以不断调整图形的位置，直至获得适合的外观并且具有良好的可读性。
如果某一数据图形的位置对多个形状都不合适，那么可通过什么方法来更正该问题呢？
在拖动形状的同时按住 Shift 键。
按 Ctrl+A，然后进行拖动。
单独移动该数据图形，然后使用“格式刷”移动其余内容。
编辑数据图形并更改其位置。
页面上有十个使用同一数据图形的形状。其中五个形状需要移动该图形。其他五个形状的位置都非常合适。通过上面哪种方法可以为部分而不是全部形状移动该图形？
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为一个形状编辑该数据图形，然后复制经过编辑的数据图形并将其粘贴到其他四个形状。
通过按 Ctrl+V 复制数据图形并粘贴四次。然后删除其他四个原始图形。
复制该数据图形，并在编辑后将其应用于所有 10 个形状。
复制该数据图形，并在编辑后将其应用于需要移动该图形的五个形状。
第七节 将数据链接到图表 IV：自动链接数据 目的：
在将数据链接到图表 I 中，我们介绍了如何将数据行逐个拖动到形状上。但是，如果有大量的行需要链接，则执行这一手动过程将非常耗时。本课程将向您演示如何在 Visio Professional 2007 中将多个行自动链接到多个形状。另外，您还将在本节课中学习如何处理在早期版本中创建的 Visio 图表，即已经包含数据的图表。我们将向您演示如何将这些图表自动链接到外部数据源，以省去手动输入数据的麻烦。
目标：
1. 同时将大量数据全部自动链接到多个形状。
2. 将 Visio 配置为自动刷新链接数据，从而不必进行手动操作。 3. 将包含数据的旧 Visio 图表链接到数据源。
摘要：
设置页面以及要自动链接的数据
1.
在 Microsoft® Office Visio® Professional 2007 中，在页面上获取形状。然后向形状提供与数据中的值匹配的文本。例如，通过单击形状并键入内容为每个形状命名。请确保这些名称与数据中的名称匹配。 2. 3. 4. 5. 6.
在“数据”菜单上，单击“将数据链接到形状”。 选择将要使用的数据源类型，然后单击“下一步”。
在此屏幕上需要定位要使用的外部数据。单击“浏览”按钮进行定位。然后单击“下一步”。 按照后续屏幕上的说明操作，并在完成后单击“完成”。
屏幕底部将显示“外部数据”窗口。在该窗口中，您可以查看将自动链接到形状的数据行。
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自动将行链接到形状
1. 2. 3. 4. 5. 6.
在“数据”菜单上，单击“自动链接”。 确保已选中“此页上的所有形状”。 单击“下一步”。
对于“数据列”，请在数据源中选择值与形状相匹配的列。 对于“形状字段”，请选择“形状文本”。 单击“完成”。
设置“自动刷新”
“自动刷新”会按照所选的时间间隔更新图表数据。
1. 2.
在“外部数据”窗口中单击右键，然后单击“配置刷新”。
在该对话框的左下角中，选择“自动刷新”设置并输入一个数值，以指定进行下一次更新之前需要经过的分钟数。
如果您不需要指定每次更新之间要间隔的分钟数，但希望在每次打开图表时更新数据，则也可以实现。操作步骤如下：
3. 通过单击“取消”关闭此对话框。在“数据”菜单上，单击“刷新数据”。
选中“打开文件时显示该对话框”复选框。这样，在您每次打开图表时将提示您刷新数据。
讲述
如何自动将数据链接到图表？
要自动将数据链接到图表，需要执行三个步骤。这些步骤与手动过程中的三个步骤相似，它们分别是：步骤一：获取页面上的形状；步骤二：连接至数据源；步骤三：自动将行链接到形状。
在每个步骤中，自动过程和手动过程之间都有一些差别，尤其是最后一个步骤。在该步骤中，自动过程会以“批量”方式自动将行链接到形状，而不是对行逐个进行拖动。
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第一步是在页面上获取形状，这一点与手动过程几乎完全相同。但要实现自动链接，还需要为每个形状键入一些文本，这一点很重要。您很可能已经执行了此操作。
注意 为使自动链接正常工作，形状文本的拼写必须与数据中的拼写完全匹配。请注意每个服务器形状的名称，其拼写与数据中的名称完全相同。这将有助于在后面的步骤 3 中实现自动链接，因为它为每个行和形状对提供了共享标识符。
第二步是连接到数据源。首先，请单击“数据”菜单上的“将数据链接到形状”。此操作将启动“数据选取器”向导，该向导与您手动将数据链接到图表时使用的向导相同。
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与使用手动链接方法的情形相比，当您使用自动方法时，要处理的数据很可能会多一些。因此，可能需要在“数据选取器”向导中执行一些其他操作。例如，您可以选择将哪些列显示在“外部数据”窗口中。这样做十分有用，因为数据源中有时会包含大量的列，而您的图表可能并不需要所有的列。
在完成连接到数据源的工作后，屏幕底部将出现“外部数据”窗口。您不用将每个行逐个拖动到形状上，而只需单击“数据”菜单上的“自动链接”。
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接下来，应告诉 Visio 如何将每个行链接到每个形状。在“自动链接”向导中，请在左侧选择数据列，然后在右侧选择“形状文本”。请注意，形状文本是指为形状键入的文本。在本示例中，如果行的“网络名称”列数据与“形状文本”相同，Visio 便会将该行链接到该形状。只要行的“网络名称”与“形状文本”匹配，Visio 便会为每个这样的行继续上述操作。无需拖动，一切都自动进行！
瞧！现在所有行已同时链接到形状。请注意，与手动链接一样，每个形状上都会附加一个初始数据图形，并且“外部数据”窗口中将显示链接图标。此外，还有很多其他相似之处。
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上面介绍另一种自动实现方式：使用“自动刷新”确保图表中的数据是最新的。在“数据”菜单上，单击“刷新数据”，然后单击“配置”。选中“刷新间隔”复选框，然后键入一个数值，以设置每次刷新之间的时间间隔。请注意，即使在链接数据时使用的是拖动方式而不是自动方式，也可以使用“自动刷新”。
在将数据自动链接到形状之前，这些形状需要具备以下哪个条件？
无文本，因为 Visio 无论怎样都将添加文本。
行已链接到部分形状。
形状之间的连接线。 文本。
“自动链接向导”的外观如下所示：
当单击“完成”时，将发生什么情况？
如果行的“管理员”名称与形状文本匹配，Visio 会将该行链接到该形状。
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Microsoft Visio 2007 简要教程V1.0
如果列的“管理员”名称与形状文本匹配，Visio 会将该列链接到该形状。
如果行的“管理员”名称与形状的“管理员”字段中的名称匹配，Visio 会将该行链接到该形状。
如果列的“管理员”名称与形状字段匹配，Visio 会将该列链接到该形状。
To be continued…
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