高校教学秘书岗位服务与管理模式探究分析
【摘 要】教学秘书是高校教学管理机构的重要组成部分，其工作质量的高低直接影响高校的教学质量。本文针对这个问题分析了教学秘书在高校工作中的地位及工作岗位性质、高校教学秘书岗位服务与管理模式中存在的问题及原因、高校教学秘书岗服务与管理模式的创新。
【关键词】高校；教学秘书；服务；管理
0.引言
我国的高等教育正在由精英教育向大众教育转变，大学生人数由少到多、教学管理事务由简至繁，高校的管理工作也由此面临一系列的挑战。因而教学管理工作的直接执行者即教学秘书的服务工作也在发生重大转变，逐渐由原来的从事工作向服务与管理并重的方向转变，高校教学秘书的工作在高校工作中占有举足轻重的地位，对其服务和管理模式进行探讨和分析是非常必要的。
1.教学秘书在高校工作中的地位及工作岗位性质
教学秘书是高校教学管理中的一个非常重要的岗位，是工作的具体实施者，教学秘书必须在具体的院系的指挥下，根据教务处的要求安排院系的教学管理事务。从这层面来说高校的教学秘书不仅是院系领导的参谋和助手，也是教学工作的枢纽和窗口。
教学秘书的总体工作就是协助常规教学管理并且处理日常的教学事务。具体工作是：参与教学计划和教学管理制度的制定和修订、教学计划的安排和具体落实、教材的订购、教学资料的收集和整理、学生成绩档案的管理、教学工作量的审核、教学经费的管理和报销单据的审核等工作。教学秘书的工作非常繁杂，并且具有随机性和偶然性。然而这项工作并不是完全被动的，其中也包括一些主动因素。这里的主动因素主要是对教师教学落实情况的检查、教学资料的整理和积累、教学现状的调查和分析，这些工作要求教学秘书必须有一定的计划性，并且在计划安排和具体行动上具有很大的主动性。从教学秘书工作性质这个层面来看，高校秘书的具体业务属于教务处相关处室的统一管理，但是在日常管理中还处于院系的管理之下，所以说教学秘书的工作能力在一定程度上代表着各院系的综合素质和高校整体教学管理水平。
2.高校教学秘书岗位服务与管理模式中存在的问题及原因
2.1高校教学秘书岗位服务与管理中存在的问题
高校教学秘书是高校教学管理中一个非常平凡的工作岗位，但是它所发挥的作用又是非常重要的，高校教学秘书的工作状态是影响高校教学管理水平和质量的重要原因。教学秘书工作具有不同于其他工作岗位的一些特点，即具有一定的
服务性、管理性、信息服务反馈性。其中最突出的特点是兼具服务性和管理性，这两个特点也是决定教学管理能力和管理水平的关键因素。
在高校，很多人对待教学秘书这个工作岗位的产生了歧义，因而导致高校教学秘书岗服务和管理模式出现了一些问题，这些问题主要有：首先，服务质量不高。服务性原本是教学秘书工作的重要特色，教学秘书的工作宗旨就是为教师和学生的学习生活服务，以保证教学秩序顺利而高效的完成。但是，在现实中很多教学秘书都将自己的工作看成是一种领导职务，对待教师和学生的问题不能认真分析后而给出解决方案，遇到问题就互相推诿。有的秘书对待教师和学生的咨询非常的没有耐心，敷衍了事，更有甚者竟然与教师发生冲突，使得教学管理工作陷入了一个令人尴尬的局面。对此，高校应该对教学秘书岗这个岗位引起足够的重视，着力提高教学秘书的服务意识，定期开展相应的培训，提升教学秘书的服务质量，从而保证能够辅助教学中具体工作的顺利开展。
其次，管理意识有待提高。很多高校逐渐认识到教学秘书岗位的重要性，因此在聘用工作人员时也提高了相应的标准，目前许多高校聘用的教学秘书普遍具有硕士及以上学历，但是，具有较高的文凭和渊博的学识的教学秘书往往在具体工作中却缺乏基本的服务意识和协调意识，且对教学管理方面的相关内容和技巧不够熟悉。因此教学秘书在工作中一般都是听从领导的安排、一些人由于领导工作忙就只能在工作中进行摸索前进，造成教学秘书的管理理念上的欠缺和落后，尤其需要提高的是工作理论和技能。这就导致教学秘书岗工作人员虽然具有较高的学历但是仍然无法满足实际工作的需要。
2.2高校教学秘书岗服务问题产生的原因分析
由于高校教学管理任务不断加重，教学秘书的工作量也随之增加。很多时候高校秘书由于自身的业务和综合素质会影响到其服务意识，因而他们在工作中缺乏相应的积极性、队伍整体素质不高，在工作质量方面难以符合要求。另外，很多教学秘书在工作中没有明确自己的工作角色，出现了定位偏差。作为高校的教学管理岗位教学秘书承担着协调和服务参谋的作用，这些服务性的工作对于完成教学管理工作具有重要意义，但是现实中很多工作人员由于对工作职能的认识不够清晰，导致乱用权利的现象十分严重，这对教学管理工作造成了很大的负面影响。因此，面对当前教学管理的形式相关人员在上岗前必须考核其专业知识和素养，帮助其准确定位自己的工作角色，并进行相关的岗位技能培训，从而提升教学秘书岗位的总体工作水平。
3.高校教学秘书岗服务与管理模式的创新
高校教学秘书工作质量的高低直接影响着高校教学总体质量的高低，因而必须对高校教学岗位的服务与管理模式进行相应的创新。
3.1对教学秘书队伍引起高度的重视
教学秘书是教学管理活动中最基础的管理者和服务者，其工作内容涉及到学
校工作的各个方面。因此，高校应该对教学秘书队伍引起高度重视。根据学校的具体工作要求建立一支高素质、服务意识强的教学秘书队伍。这项工作的顺利开展需要学校领导高度重视，对队伍的选拔、培训和建设进行严格把关，对教学秘书的考核和晋升制度作出合理的规定，为其提升待遇和地位提供合理的空间。在工作中要对教学秘书的工作进行指导，对其工作职责和管理权限作出明确的规定，从而增强教学秘书工作的针对性，充分发挥其岗位优势。从而可以使教学秘书发挥其在协调教务处与院系之间、院系与教研室之间、教师和学生之间的作用，让其在提高服务质量的同时，提高效率同时确保学校教学任务的有序和顺利开展。教学秘书在教学中是联系“教”与“学”之间重要的纽带之一，因此教学秘书要及时对教师和学生之间的关系材料进行整理，并及时分析反馈，从而为教师和学生之间提供一个信息通畅的平台。最后，可以通过教学要求及教学任务的进程安排为各个科室和教师本人提供相应的改良策略，提升教学质量。3.2提升教学秘书的整体素质
高校教学秘书能够做好各项工作的前提是自身素质的提升，因为即使是相同的工作如果由不同的人承担收到的效果是截然不同的。为了提升高校的教学质量就必须提高教学秘书的基本素质，教学秘书所应该具有的基本素质有：第一，良好的职业道德和敬业精神。教学秘书从事的工作具有工作量大、事务繁琐的特点，稍有不慎就会造成极大的教学事故给高校带来不可估量的损失，因此高校的教学秘书必须具有较强的事业心和责任感，具有乐于为师生服务的敬业精神。第二，一定的组织和协调能力。高校的教学活动是一个动态的变化过程，不仅周期长而且会涉及到教学活动的方方面面，这就需要教学秘书善于观察勤于思考，能够协调好工作中的多个方面，从而可以使各项工作有序地开展。第三，一定的业务素质和文化素质。教学秘书能够做好教学辅助的作用最基本的要求就是具有良好的业务和文化素质。高校教学秘书的业务和文化素质包括：掌握现代化的管理知识和教学理论；熟悉学校的规章制度和各学科的课程安排；一定文字和语言表达能力；一定的计算机操作能力。第四，健康的身体和心理。健康的身体和心理是高校教学秘书做好本职工作的保证，因此，教学秘书在精于业务的同时也需要勤于锻炼，提高个人身体素质。
3.3高校要为教学秘书的工作完善相应的机制和设施
首先，高校应该为高校秘书工作建立相应的激励和竞争机制。一方面，高校调动教学秘书工作积极性的一个重要手段就是建立相应的奖惩机制，对工作优秀、业务水平高、业绩突出的工作人员进行相应的奖励，并且规定在职位的晋升上奖励多的员工可以优先考虑。对于在工作中推卸责任，没有负到相应责任、管理能力提升慢甚至不提升的工作人员要给予一定的处罚，从而调动教学秘书的工作积极性。另一方面，高校应该建立良性的竞争机制。如果只有激励机制没有良性的竞争机制，教学秘书彼此之间就会形成不良的同事关系。学校要定期对教学秘书的工作开展沟通活动，使其可以相互沟通工作经验，进行交流。对教学秘书开展定期的培训、开拓他们的视野，及时更新工作中的观念，使其用最新的理念和方法提高工作效率。
其次，高校要对教学秘书的工作设备进行及时的完善和更新，从而为教学秘
书提高服务质量提供强有力的硬件支持。一方面，针对一些管理设施落后的现象，高校要组织专门人员对管理软件和计算机进行升级和更新，从而保证管理设备的科学性和可操作性，确保高校秘书可以方便快捷地利用本校及校外的相关资源。另一方面，高校要提高服务的统计渠道，完善服务的统计渠道，设置相应的服务打分系统，让相关的监督部门可以及时了解教学秘书的服务质量。
4.结语
综上所述，教学秘书的工作是高校教学管理工作中不可或缺的一个部分，高校应该针对教学秘书岗位服务和管理模式中存在的不足进行仔细分析，并采取相应措施进行整改，从而提高教学秘书的工作质量，进而提升高校的整体教学质量。
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