勘察单位档案分类编目

浅述勘察单位科技档案的分类与编目

姜 萍①

科技档案是科研、生产技术、基本建设等活动的重要记录和产物，是国家的科技文化产物，是企业的无形资产。随着市场经济的不断发展，科学技术在我国经济建设中起着至关重要的作用。“科技第一生产力”、“科技先行”已成为人们的共识，在这种形势下，做好科技档案管理工作就显得尤为重要。勘察单位有别于其它行业，具有其独特性，因此，建立一套完整、合理、科学的，适合勘察单位特点的科技档案管理制度，更好地为我院各专业队提供优质、高效的服务，是我院科技档案管理工作面临的首要任务，而作为科技档案管理的最基础工作就是科技档案的分类与编目，我院的科技档案是如何分类与编目的呢？ 一、 科技档案的分类

科技档案的分类，是按照科技档案的自然形成规律和特点，将科技档案分成一定的类和 属类，保持科技文件材料之间固有的内在联系，正确地反映出这些科技档案的历史条件和工作活动的真实面貌，达到便于保存和寻找，提供科技档案利用的目的。分类是科技档案系统整理的第一步，分类工作做得不好，就会影响组织保管单位和编目的质量。院档案室保存的产品档案（即工程勘察档案）包括岩土工程、岩土工程设计与施工、工程测量、工程物探、水文地质勘探等勘察报告，如何把它们组合的井井有条、一目了然，这就需要将这些勘察报告按专业不同重新地排一下队，这个排队就是我们所说的分类，要想把它们分类好，必须有规范的分类方法。根据工程勘察的行业特点和院档案管理的实际情况，结合《中国档案分类法“中国地区表”》编制了一个适合本院的工程勘察技术档案分类方法，即按：专业——地区——项目——勘察次数——顺序号来分类的。

在工程勘察技术档案中，专业分（1）D、（2）Y、（3）C、（4）W、（5）S，其中：D: 代表岩土工程勘察（即原来所称的工程地质勘察）; Y: 代表岩土工程设计与施工; C: 代表工程测量; W: 代表工程物探; S: 代表水文地质勘察.

地区划分是按《中国档案分类法“中国地区表”》来划分的，项目用阿拉伯数字代替，每一个阿拉伯数字代表一个工程项目，勘察次数是指每个项目的勘察次数，用阿拉伯数字表示，顺序号是指案卷顺序号，每个专业分别都有自己的顺序号，其形式如下： 4 X XXXX · X · X / X 代表案卷顺序号 代表勘察次数 代表本卷有几个项目 代表地区 代表专业 代表一级目录

① ：中国兵器工业北方勘察设计研究院

岩土工程与勘察 第14卷 第1期（总第23期） 2003年6月

例如：岩土工程的某一卷档案的编号

4 D 1301 · 4 1 / 001

第一卷 第1次勘察 本卷有4个项目 石家庄地区 岩土专业

一级目录（即产品档案）

二、 科技档案的编目

科技档案的编目，是科技档案整理工作的一个组成部分，也是整理工作的最后一道工序。 编目工作，就是通过一定的形式，按照一定的要求，固定系统整理的成果，正确地揭示科技档案的来源、种类、内容、完整程度、准确程度和日期的一项工作，其作用是固定科技档案分类、整理的成果，是揭示和介绍科技档案的成份和内容，以便提供利用，也就是熟悉科技档案的内容，便于统计和维护科技档案的完整与安全。科技档案的编目，包括保管单位的编目和科技档案目录的编目。保管单位的编目，是在保管单位内科技文件材料排列好的基础上进行的。编目的目的在于固定组织保管单位的成果和揭示保管单位的内容和成份，保管单位的编目的内容包括：编页号，填写卷内目录、备考表和保管单位封面等。

1． 编页号，就是在保管单位内科技文件排列好的基础上，为卷内每一页文件所编的顺 序号，一般编在科技文件材料的右上角，编号一律采用阿拉伯数字。

2． 填写卷内目录，它的作用在于帮助了解保管单位内科技文件材料的数量、内容，便 于查找，统计和保护文件。

3． 填写备考表，备考表是用来说明科技文件材料的完整、准确程度。

4． 填写保管单位封面，它是直接印到“盒”的封皮上的，它包括档案号，案卷题名、 编制日期、编制单位、保管期限等。

科技档案目录主要有案卷级目录和文件级目录。它们的建立，主要是为了揭示所保存的科技档案的内容、数量的多少及存放的位置等等。卷内目录、备考表、案卷级目录、文件级目录等都不是可有可无的，都是与档案工作的各个环节紧密相联的，都是为了起到不同的作用和达到不同的目的。

科技档案的分类与编目，是一项很重要的工作，分类与编目工作做的好，就会给档案的保管、鉴定、利用等工作环节提供有利的条件,因此，我们要不断研究和探索，做好科技档案的分类与编目工作。