大数据时代背景下档案信息化建设的思考

大数据时代背景下档案信息化建设的思考

■ 王美云 云南省城市建设投资集团有限公司

摘要：大数据时代背景下，集团公司借信息化平台、OA升级改造为契机，将档案管理理念前置，采取各种措施拓展档案信息化建设的步伐，以流程梳理明确各层级职责，按照“先总后分、统一领导、分级管理”的原则分步骤分级次实施档案信息化工作，树立服务第一、技术手段为辅的主导思想，将信息化的档案馆建设成为公司的信息推送中心和知识管理平台。

关键词：大数据；档案；信息化建设

早在上世纪80年代，美国就有人提出了“大数据”的概念，经过30多年的发展，“大数据”一词越来越流行、越来越重要、甚至成了国家和政府层面的发展战略，之所以称之为战略，是因为“大数据”之“大”，并不仅仅在于其“容量之大”，也由于数据容量的爆炸，数据的收集、保存、维护以及共享等等任务，都成为具有研究意义的现象和挑战，通过整合这些数据的交换、整合和分析，人类可以发现新知识，创造新的价值，带来“大知识”、“大科技”、和“大发展”。档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着科学技术的不断发展，存储介质在不断延伸，产生了不同形式的电子数据存储设备，且数据量以几何级数在增长。从上述数据形式、数据量来看，档案均符合大数据的特征。

一、档案与大数据

档案本身就是一种原始记录，是各单位运营过程中管理痕迹的物质载体，该载体从表现形式看有文字、

图纸、图形、图像、声音、影像、多媒体，包括目前广泛使用的电子文件、电子数据，再到目前的纸介质数字化等等，形式多种多样、记录方式多样化，从这点来看档案也符合大数据的特征。随着业务量的扩张，技术的更新换代，日积月累，数据量越来越庞大，电子数据占用的存储空间也日益膨胀，网络环境中对安全性的要求也日趋渐高。信息化办公条件下，要求办理速度越来越快、使用要越来越方便，尤其是在为社会大众服务和民生问题方面显得尤为明显和突出，要

及时方便快捷地提供使用相关数据，需整合各方数据，这对数据结构、数据筛选、数据提炼加工提出了新的要求，表现的是大数据的整合使用能力，这与档案编研属同一原理。

二、公司档案构成及数据特征

（一）公司规模不断发展壮大

云南省城市建设投资集团有限公司(以下简称集团公司)自2005年成立至今，经过10年的发展，资产从1亿元增至1000多亿元，结合新一轮国企改革的政策导向，正在逐步建立完善集团业务生态系统，确保做强城市开发与城镇水务两个主营业务，推进“大健康、大休闲”两个转型业务，抓好金融与互联网两个平台建设，实现集团业务的转型升级与协同发展。业务涵盖城市开发、城镇水务、文化旅游会展、医疗、

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Informationization Construction信息化建设

生物医药、金融教育、酒店等多领域的发展战略格局。

（二）业务量大，档案种类多

集团公司承担了政府主导的大中型项目建设任务、两污治理项目等，集投融资平台兼实施并行的大中型企业。各业务板块在项目建设活动中、在生产经营过程中形成了大量不同种类的文件材料，有经营的、行政的、治理层股东、董事会的文件材料；有“三重一大”的文件材料；有由投资、投资退出行为产生的大量股权、债权转让、债务重组的文件材料；有建设工程档案，融资档案；作为住房保障建设平台之一，还有与之相对应的住房保障档案等等。在实施集团强势化管控的策略下，如何将这些不同种类、不同载体的档案行之有效的管理，使之充分发挥作用，如何快速从中提取所需相关数据是档案管理应该思考与探索的问题。

（三）集团公司档案保存方式多样化

公司成立时间较短，档案工作起步较晚，所以目前集团公司档案收集、保存方式五花八门，集中保管的少，分散保存的多，不但是分散于部门保存，还有保存于个人手中的，主要原因在于档案意识不够强，个人功利主义严重。

三、数据时代背景下借信息化平台建设OA升级改造之机整合档案资源（一）统一思想，提高认识

集团公司作为承担省政府指导性主要建设任务及住房保障开发平台之一的大中型企业，随着时间的推移，档案的数量也在不断增长，对企业自身而言，档案工作是企业文化、运营管理、战略规划可持续健康发展的基础性工作，是企业发展过程中积累的知识财富和知识沉淀。目前形成的各种经营数据、经营策略、战略规划、财务数据等均是一个时代的知识产物，运用这些数据进行综合性分析，为企业未来的发展提供可行、可信的参考数据和成功经验，对企业来说是不可再生的知识财富，是厚重的知识积淀，档案是这些

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财富和积淀的物质载体，是历史长河中不可复制的物件，是企业向前发展的历史印记。若干年后翻开这本厚厚的档案，它将呈现一个企业的发展史、是各种数据的大汇集。因此，提高档案意识、统一思想是目前公司档案工作亟待解决的问题。

（二）档案信息化建设的原则

集团公司信息化建设步入规模化，各业务系统相继建成，然而各业务系统相对独立，不能将各业务系统产生、形成的成果性数据集中整合，达不到数据集中统一管理、综合分析提供利用的目的，没有建成能够汇总各类信息，统一推送有用信息以供参考、决策的平台。为此在公司信息化建设的第二阶段，积极争取将档案管理系统纳入信息化升级改造的规划，按“先总后分、统一领导、分级管理”的原则分步骤分级实施档案信息化工作，即采取先总部后二级单位的建设实施方案，选取技术先进成熟、规模大、且有大中型档案信息化建设工作经验，又符合档案行政管理部门要求的集团化软件开发商家，档案电子数据资源的管理采取集团总部集中统一领导、集中保存，实体档案各二级单位分散保存的办法。集团公司档案信息化系统的建设，旨在最大限度地实现集团范围内档案资源共享、方便快捷

查询利用的目的，力争将档案信息变成集团公司企业文化、运营的历史知识积淀和知识管理平台。

（三）梳理流程的同时梳理各部门归档文件材料范围

1.梳理流程明确各层级职责

从集团公司信息化建设历史来看，各业务系统（包括OA办公系统）的建设均需先行梳理各部门业务审批流程，找准系统建设最终需达到和解决的目的、问题。为此，信息化建设以集团化管控的内部管理流程梳理和设计为契机，借此规范信息在各业务系统中流转和传递、归档的流程和程序，实施以发起人为负责制的督导办法，明确各层级的职责，统一领导。同时，设计同一问题出现多种情况时相应的解决措施和途径，

避免了以往扯皮推诿的现象。

2.明确归档文件材料及相应数据。档案信息化建设以集团公司信息平台升级改造为契机，将档案管理理念前置，把收集范围向前推进至业务数据成果形成阶段，即将归档文件材料的要求、电子元数据在业务系统设计之初便明确归档方式、归档所需数据、开放范围等提前规范和明确，并在业务系统与档案管理系统之间建立数据迁移通道，实现归档文件材料的自动归档。这样集团公司的业务审批流程及归档文件材料均在计算机办公环境下实施，避免了以往纸质文件材料在流转结束后变自行保管不移交的现象，当业务数据成果形成时，便经相应的通道进入档案管理系统。

3.明确归档文件材料的使用范围。各部门在梳理归档文件材料范围的同时明确归档文件材料的使用权限、开放范围，并经部门领导签字认可，为归档文件材料使用提供依据。

4.规范归档文件的内容和质量。在信息化平台下办公，各业务系统的相继建成投入使用，促进了管理规范化，增加了办公透明度，实现了归档文件材料全程计算机辅助管理和监督，避免了纸质文件材料流转期间的任意更改现象，档案管理系统的建成与各业务系统的对接使文件材料从形成、流转、归档等在文件生命周期实现了全程计算机有效监督，保证了归档文件材料的质量、归档的及时性、实现了电子档案的有效采集，从源头保证了电子档案的真实性、完整性、准确性和及时性。

（四）档案信息化建设树立服务第一，技术手段为辅的主导思想

随着集团公司规模、业务量的不断扩大，不停歇的城市运营开发、城市水务建设、教育事业的发展、医疗体系的投入与建设、酒店品牌的建成等等，这些项目的建设为集团公司的发展壮大立下了汗马功劳，同时也形成了庞大的档案数据，这些数据从承载载体来说形式多样，内容也丰富多彩，能够把这些数据从结构上进行合理划分，再进行筛选，而

信息化建设Informationization Construction

后有方向的提供或推出给使用者、单位经营决策者，使其能够在海量的数据中找到有使用价值的数据便显得尤其重要，这就要求档案工作者要成为能够整合有关信息，熟悉集团公司业务、通晓计算机等等的多面手和综合素质较高的复合型人才。此外，档案工作者必需树立服务第一、肩负整合资源的历史使命和责任感的信念，而不是面对一堆“废旧纸张”进行简单复制的机器人，方可做好本就枯燥无味而清贫的档案工作，才有可能在大数据时代背景下为整合档案资源，档案编研，电子档案的收集、整理、归档提出指导性意见，使本单位的档案信息化工作有章可循，才能完成将海量数据有目的推向使用者及企业治理层领导者的历史性和长期性任务。

大数据的调用、整合及使用平台，无论从结构还是数据构成方面均已有探索使用的先例。因此，档案工作者只有不断地学习进取，实事求是地分析本单位的档案数据构成与结构，使用者的需求等因素，才能借助先进技术对档案信息化建设提出切实可行的建设方案，将档案信息化变为数据整合推出的知识中心。

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