工程资料管理流程

工程资料管理流程

重庆昊华置业有限公司开发项目

工程资料管理流程

编制工程技术部日期2008年6月20日

审核日期

批准日期

修订记录

日期	修订状态	修改内容	修改人	审核人	批准人

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工程资料管理流程

流程图

工程资料管理流程主控部门：工程技术部

件 文 部 本 料 资 计 设 件 文

公司 本部

公司 决策层

营 销 部

质 量 部

预 算 部

工程 部经 理

专业 工程 师

技术 内业

监理 单位

总包 单位

分包 单位

材设 供应 单位

建筑 设计 单位

其他 设计 单位

建设 监督 部门

政府 公文 批件

文件

___________.

.登记

审阅"L

1-

会签处理 .

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,存档

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批准

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1

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务

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不 往 〉 资 体 实 程 工 〉 料 资 建 报 〉 款 付 程 工 〉

H发文存档

收文或回复

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会签处理

-

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1

工程实体资料

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存档

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会签处理

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■记录

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- 付款申请

1

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«

«存档

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工程资料管理流程

、流程概况

流程目的	1、规范工程资料的流转、存档、管理；2、保证资料的完整；
适用范围	适用于重庆昊华置业有限公司所有房地产开发项目的工程资料文件 管理工作。
定义	1、完整：即资料完整存档，指与该资料有关的源文件、回文、流转 会签 记录等完整保存在该目录文件夹内； 2、独立：即资料独立存档，与目录题述资料文件相关的过程资料无 需保 存； 3、连续：即归档文件资料的连续保存，不因其它目录存肩资料而欠 缺；
流程主导及 参与部门	1.主导部门：工程技术部 2.参与部门：公司其它各部门
上级流程名称		下级流程名称	子流程名称
工程内业管理流程		无	无
部门	流程中承担职责
工程技术部	1、起草文件初稿； 2、负责文件在公司内部流转传阅审批； 3、收发工程协作单位文件资料； 4、存档管理工程文件资料和部门内部资料；
质量部	1、起率部分文件初稿； 2、负责质量、安全有关管理资料的存档；
预算部	1、负责起草与预算、结算有关的文件资料，按公司制度规定流转审 批完 成后，交工程部存档管理；
综合部	1、监督各部门在文件资料管理过程中的职责履行；2、保存公司重要文件资料； 3、抽检工程资料档案管理工作；
主管副总	1、审核流转中文件资料； 2、抽检文件资料档案管理的规范性；
总经理	1、批准流转中的文件资料； 2、抽检重要文件资料的管理规范性；

三、工程资料分类、存档和管理

3.1 资料分类

资料分类的目的是更好的分类保存和管理资料。

(1) 按资料周转流转范围分为：部门内资料、公司内资料、集团公司内资料、项

目工程资料和政府资料等5大类；

(2) 按资料的作用分为：经济类资料、技术类资料和管理类资料 3大类；

(3) 按资料的存档周期分为：过程资料和结果资料2大类；

(4) 按建设管理工程管理的一般程序，工程资料可分为：前期报建类资料、设计

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工程资料管理流程

类资料、招投标资料、合同资料、进度资料、质量资料、安全文明资料、分部分 项验收资料、材料设备验收资料、设计变更洽商资料、技术管理资料、往来文 件、付款资料、核价资料、签证资料、结算资料、竣工交验资料、保修资料等18 类资料；
(5) 按资料的内容可分为：实体资料和监控资料
3.2 资料管理的特点
(1)全面性：要求工程资料完整的记录和保证全部建设开发活动中的所有工程资料；
(2)全员参与性：只有每位工程管理人员严格按规定进行资料的编制和收集才能保证资料的 全面性和完整性；
(3)完整性：资料是记录管理活动的载体，因此管理活动的系统性决定了资料的完整性；一 般的说，资料必须经过原始编制、审核、审批、处理、回复、确认、存档等才能构成一 份完整的资料；
(4)资料存档的复杂性：由于资料的完整性、管理活动的间断性、资料统计查阅的方便性要 求等决定了资料存档的复杂性，即在存档时，为了保证资料方便统计查阅，必须一定程 度上打破资料的完整性，但为了兼顾资料的完整性，要求资料在登记记录时做到科学、 连贯；
3.3 资料属性定义
资料的属性定义目的：根据资料存档和管理的需要将资料固有属性按重要性进行排
列，进而在资料存档时遵循该排列，在资料管理记录时按属性的记录和检索。

资料的属性，按分类归档需要和重要性高低依次排列如下：
(1)内部管理；
(2)政府政策、规范、通知
(3)项目名称；
(4)政府批文；
(5)合同类；
(6)工程名称；
(7)经济法律类；
(8)往来文件；
(9)设计技术；
(10)质量安全
(11)管理；
3.4 资料的存档
(1)资料存档的原则：首先保证资料的完整性，其次保证资料查阅检索的方便
性；
(2)统一管理、分类保存、分工存档：鉴于资料文件管理工作的复杂性，所有
工程文件资料的管理由工程部和工程部技术内业负责统一管理；但由于资料庞杂， 为保证资料准确、及时和存档效率，一下资料由相关部门和人员分工存档：

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工程资料管理流程

厅P	档案目录编号	档案目录名称	存档责任部门	存松口任人
1	A-3-3	部门工作计划	工程部	计划管理专业工程师
2	A-3-4	［部门技术管理		技术管理专业工程师
3	A-3-5	工程内部协调		专业工程师
4	B册	政府规定政策通知		报建专业工程师
5	C册	前期报建类资料		报建专业工程师
6	H-1	工程计划		计划管理专业工程师
7	H-2	工程协调		专业工程师
8	H-3	理	质量部
9	H-4	安全文明管理	质量部
10	H-5	甲供材设管理	工程部	材料管理专业工程师
11	H-5	分户检验	质量部

(3)综合部负责保存以下文件的原件:
合同原件；
报建政府批文原件；
单位问正式公函文件；
成套图纸；
(4)按下表目录分类规定进行存档；

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工程资料管理流程工程资料归档分类目录

序号	分类	一级目录 （档案柜）	二级目录 （档案盒）	三级目录 （文件夹）	四级目录 （文件页）	内容要求 完整、独立	编号存档要 求	备注
1	A册	公司内部管理资料	A-1本部下发文件	A-1-1管理要求通知「			连续
2				A-1-2运营会议纪要			连续
3				A-1-4设计定版通知			连续
4				A-1-5开发计划
5				A-1-6其它
6			A-2昊华内部文件	A-2-1公司文件通知			连续
7				A-2-2公司例会纪要			连续
8				A-2-3收文处理单	按单位分类	独立	连续、复件
9				A-2-4发文处理单	按单位分类	独立	连续、复件
10				A-2-5文件会签单		独立	连续、复件
11				A-2-6合同签申单		独立	连续、复件
12				A-2-7付款审批单		独立	连续、复件
13				A-2-8其它
14			A-3部门管理文件	A-3-1部门制度规定
15				A-3-2部门会议纪要	按月、周分类		连续
16				A-3-3部门工作计划	按年月周分类		连续
17				A-3-4部门技术管理	技术管理计划
18					技术方案比较分 析报告
19					技术信息			专用台帐
20					材料设备比较分 析报告
21					考察资料

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工程资料管理流程

22				A-3-5工程内部协调			连续
23				A-3-6文件传阅记录		独立	连续
24				A-3-7其它			连续
25	B册	政府规定政策通知	B-1 一般文件通知				连续、复件	原件存于综 合部
26			B-2建委				连续、复件
27			B-3规划局				连续、复件
28			B-4国土房管局				连续、复件
29			B-5发改委				连续、复件
30			B-6质量监督				连续、复件
31			B-7安全监督				连续、复件
32			B-8其它				连续、复件
以下各册资料全部按项目分别存档，同一项目自成系统
33	C册	前期报建类资料	C-1报告申请发文	C-1-1政府		完整	连续、复件
34				C-1-2规划		完整	连续、复件
35				C-1-3国土房管		完整	连续、复件
36				C-1-4其它		完整	连续、复件
37			C-2批文、证书	C-2-1政府			连续、复件	原件存公司
38				C-2-2规划
39				C-2-3国土房管
40				C-2-4其它
41			C-3缴费通知	C-3-1政府		完整	连续、复件
42				C-3-2规划		完整	连续、复件
43				C-3-3国土房管		完整	连续、复件
44				C-3-4其它		完整	连续、复件
45			C-4付款缴费记录	C-4-1政府		完整	连续、复件	建立台帐
46				C-4-2规划		完整	连续、复件

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工程资料管理流程

47				C-4-3国土房管		完整	连续、复件
48				C-4-4其它		完整	连续、复件
49			C-5技术指标测绘	C-5-1规划		完整	连续
50				C-5-2国土房管		完整	连续
51				C-5-3其它		完整	连续
52			C-6备案验收
53	D册	合同资料	D-1总包类曰同	D-1-1某甲单位合同	合同补充协议	完整	连续
54					合同变更记录	完整	连续
55					合同清算记录	完整	连续
56					合同结算记录	完整	连续
57			D-2分包类合同	D-2-1某甲单位合同	合同补充协议	完整	连续
58					合同变更记录	完整	连续
59					合同清算记录	完整	连续
60					合同结算记录	完整	连续
61			D-3顾问类合同	D-3-1某甲单位合同	合同补充协议	完整	连续
62					合同变更记录	完整	连续
63					合同清算记录	完整	连续
64					合同结算记录	完整	连续
65			D-4材设类合同	D-4-1某甲单位合同	合同补充协议	完整	连续
66					合同变更记录	完整	连续
67					合同清算记录	完整	连续
68					合同结算记录	完整	连续
69			D-5公用市政单位 合同	D-5-1某甲单位合同	合同补充协议	完整	连续
70					合同变更记录	完整	连续
71					合同清算记录	完整	连续
72					合同结算记录	完整	连续