浅谈档案管理基础工作在文博档案管理中的作用

摘要：文博档案是记录真实历史发展的重要文化财富，是进行学术研究，乃至再现社会历史风貌的重要材料，因此文博档案的管理与保存工作以及对档案材料的应用尤为重要，但是大部分文博档案管理单位，由于硬件设施不够、人才短缺等原因，使得档案材料的管理与保存工作仍有存在很多问题，这些不足之处在地方文博档案管理单位尤为明显。作为一名基层文博档案管理工作者，对如今地方文博档案管理工作所面临的实际问题，总结几点关于基层文博档案的管理与应用的思考。

关键词：文博档案；基础工作；管理

文博档案管理部门保存大量有意义、有收藏价值的文献和实物档案材料，且在中国还存在一种特殊的现象——因地方基层不具备文物管理的条件，文物管理力量薄弱，所以将部分文物与文献和实物档案材料概由文博档案管理部门统一进行管理。而地方文博档案单位各种硬件设施、人才培养、管理机制等都亟进一步需完善加强，以更加妥善科学的保存管理文博档案材料，发挥文博档案材料所蕴含的价值。本文立足以地方文博档案管理所存在的问题，提出几点关于地方文博档案管理与利用的思考。

1.档案管理基础工作内容的相关介绍

所谓文件管理的基础工作就是从传统管理角度对文件进行基本管理，包括文件收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。在档案统计方面，档案统计主要是依据档案的收集，清理和档案利用情况的及时准确统计。不仅如此，还要按照上级档案部门的要求，及时报送该单位档案工作基本情况统计表。在档案的分类上，档案的分类主要是根据相关的准则规定进行分类。在档案登记过程中，采用册、表和单等多种形式对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的安全性以及完整性。 2.文博档案分类方法探索

文博档案分类的标准化能够为社会知识资源的整合带来索引层面的便利，因此在针对各大文博管理过程中，实现档案分类的理论探索，对于弘扬社会文化，保持国家知识资源查询和使用的便利性和合法化，进而实现对国家历史文化遗产的积极有效的保护，实现人类在社会范围内的只是共享活动。

组面分类法。是在概括与分析的基础之上，辅之以合成原理的编制分类的手段，采用简单的概念组成的复合类目的方式，取代详尽无遗地列举类目的方式，进而实现文博档案资料查阅的一种特殊方式。组面分类法在查阅档案的过程中，通常以类表的方式加以展现，通过不同知识范畴中的概念显示，并能够在组配技术的引导和支撑下，实现具体类目的有机查阅的便利。组面分类法突出数字化管理的些许特征，例如将表格中的不同类目分成不同的组面，并在一定的分面公式的推算和评估下，以此构成文博档案的文化主题。形成这种分类格局的重要原因，主要在于分类表的自身体制。分类表在组面中通过各种复分表的组成，从而实现结构上的简洁有序，各个分面在组成分类体系的过程中，大大增强的文博档案管理系统在使用和索引上的灵活性和兼容性。其中主题分类表、时代分类表和人名分类表是当前文博管理工作中，最为通用的三大类。

2.1主题分类表。主题分类表在文博档案的分类中，充当着主力军的作用和价值，依据反映不同层面的知识内容和一定的分类逻辑，能够很快实现文博档案在分类体系中的位置。在档案管理评估中，通过概念划分的方式，采取归纳与综合

的思维导向策略，并能够有机整合多多益善的知识资源。

2.2时代分类表。也是组面分类体制中，颇有索引成效的一种分类支系。通过不同物理时间的划分和区别，或者不同历史朝代的精准定位，在组面技术载体中便能够自觉形成从整体到细节的分类布局，有助于在索引过程中减少认知阻力，并且促进知识资源的优化整理。

2.3人名分类表。与上述两种类表相比，虽然在整合效果上并不占据明显优势，却能够以第一时间内实现对信息轮廓的基本定位。这种类表是按照某人的拼音首字母的排列或名称的笔画数进行排列、组合或者分类，不但速度较快，而且不受到编码过程的磕绊，在应急工作中，颇具用武之地。 3.加强文博档案管理工作策略

3.1注重人才培养，增强综合工作能力

无论是如今信息化、科学化管理的趋势，是文博档案管理工作本身对于工作人员的综合要求，人才培养机制都是其中的重要一环。 在新形势下，地方文博档案工作者并没有及时跟随时代发展的脚步，仍然用老方法进行文博档案的管理工作，因循守旧难以打破思维定式，进而连锁导致方法与服务等各方面的滞后。创新文博档案管理工作，注重人才培养，提高工作人员素质，增强综合工作能力，首先要打破管理人员安逸的思维，鼓励管理者去接受学习新观念、新方法，培养工作人员的责任感、学习获得感。而文博档案管理单位应经常组织内部学习和外部交流，对管理技能、档案工作的相关法律法规、文博档案相关技术和知识等都要熟悉掌握并学会在工作中实践运用，建立合理完善的人员培训与考核机制。 3.2 加强信息系统保障

档案部门需要加大信息技术经费的投入，加强技术人员团队建设，提升信息平台的安全性，采购正版的档案系统，加强自主研发，生产不依赖于第三方公司的核心硬件及软件，对身份识别、密钥加密、安全评测、信息泄露等技术建立保障体系，对系统进行定时备份，挑选适合的信息载体，并对保存年限及保密程度进行科学分类。要立法保护信息安全，约束网络中的信息行为。 3.3统一认识、科学民主决策决定的因素

我国文物博物馆事业信息化工作虽然取得了一些成绩，但与文物博物馆事业发展的要求相比，与国内其他领域的信息化发展水平相比，还存在一定的差距，为此，博物馆工作者特别是领导者必须提高认识，把握机遇，科学决策，推动文物档案管理工作现代化的发展。 3.3.1统一认识

制约档案现代化管理的因素很多，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平。博物馆信息化并不是单纯的技术与设备的简单组合，它同时牵动管理观念、管理模式的转变，工作体系、管理机制和规章制度的改革，这对长期以来沿袭传统工作模式运行的博物馆来说的确是一门全新的课题。推进博物馆信息化建设，首先要解决的不是资金、技术和人才问题，而是思想观念和认识问题。面对机遇和挑战，博物馆工作者应树立信息时代的新观念、新思路，掌握处理问题并解决问题的新办法和所采用的新途径。 3.3.2科学民主决策

实现文物管理现代化投资大、周期长，急功近利、好高骛远，低层次开发和重复建设都会带来不必要的损失。把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入本单位重要达标的内容进行考核。当前，我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正

确领导和协调起着重要作用。因此需要提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，领导要认真研究，组织专家论证，从文物档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广益，避免失误。 结束语

档案管理基础工作是指合理利用计算机科学技术，运用现代化手段进行档案管理。尤其是对于纪念馆、博物馆等数量多、意义非凡的文物藏品，运用现代化计算机信息技术进行管理不仅是文博档案工作的必然要求，也是文博事业发展的必然趋势。 参考文献

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