1．审阅取消预订的函电，保证信息准确； 2．找出原始预订单，注明“取消”字样；
3．如果是口头或电话取消预订，一定要记录取消预订人姓名、联系电话和单位地址，最好请对方提供书面证明Z
4．拟写回复函电稿，确认对方取消预订，由预订主管审阅签 发；
5．在电脑上取消有关信息，更改“房态控制表”；
6．复印个别客人取消预订函电和原始预订单，交总台收银处，按协议退还定金、预付房费，或取消预付费；
7．查核取消预订的客人是否有订票、订餐、订车等业务，并及时通知有关部门。
婉拒预订管理制度
1．根据预订情况，按照预订处主管的指示，礼貌而委婉地绝客人；。
2，委婉地向客人讲述由于房间订满或因维修问题而无法安排，尽量争取客人的谅解；
3．立即回复函电，同时帮助客人预订其它同等级酒店； 4．设计使用一种专门的婉拒信或婉拒卡； 5．及时将婉拒预订资料存档n。
处理超额预订管理制度
1．出现超额预订首先告知预订客人因某些特殊原因而使订房暂不能确定，如果客人愿意，可把客人的预订放在酒店的优先等待名单上，如有客人取消预订或提前退房，可以根据前后次序安排宾客人住；
2．主动帮助客人联系同档次、价格相接近的酒店，第二天出现空房后再把客人接回酒店人住；
3．在重大节假日和旅游旺季，适当控制1．5％左右的客房保留至最后出售，作为应急之用。
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