1. 目的
为进一步加强公司工程建设档案资料的管理，使工程档案完整、准确、安全保管并做到有效利用，充分发挥工程档案资料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、改建、扩建和维修等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理办法》和《建设工程文件归档整理规范》，结合公司工程建设的实际情况，制定本办法。 2. 工程建设档案管理定义
公司工程建设档案管理由设备工程部负责。本办法所称“工程建设档案管理”，包括工程建设档案的收集、整理、分类、保存、利用等。 3. 档案的保存期限
按照工程档案资料保存和使用价值的重要程度，将工程建设档案的保存期限分为永久、长期、短期及临时。保存期限判定标准如下：
3.1 永久保存档案，是指在公司存续期内需要保存或者保存年限超过50年的文件，一般为非常重要或者为证书批文类文件；
3.2 长期保存档案，是指需要保存年限不足50年但超过15年的文件资料； 3.3 短期保存档案，是指需要保存年数不足15年但在项目建设期间及项目运营后一定时期内仍需保存的文件资料；
3.4 临时保存文件，是指在项目实施的某一过程中需要保存的随后会被更有效用的正式文件所取代的文件。 4. 档案的秘密等级分类
工程档案资料属于公司内部文件，为了保障公司利益，公司的工程档案资料将实行分级保存、分类管理及控制使用的管理办法。按照工程档案的商业价值，将其分为绝密、机密、秘密、一般四个级别。 5. 档案移交与接收
公司每完成一个项目，设备工程部都要按照档案归档要求，将该项目的全部资料整理立卷，装订成册，并将装订成册的工程档案资料移交工程部档案室存档。公司部门或部门职责发生变更、相关工程档案需要移交新的工程档案管理部门的，应由专人签收后实施继续管理。
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6. 档案销毁原则
原则上对工程档案采取永久存放，对超出保管期限的档案可销毁，但所有关于建设项目的权证正副本原件、标书原件、合同文本的原副件，以及孤本文件的副本或复印件均不得销毁。对确实已失去保存价值的档案经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。
7. 工程建设档案类别及其秘密等级、保管期限对应表
工程建设档案是指项目实施过程中包括前期研究、设计规划、工程管理、试运营、竣工验收所形成的文件、证书、图纸、图片、签证、报告、资料等档案。具体包括：项目可行性研究资料、设计基础资料、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、试运营文件、竣工验收资料共九大类。 7.1 项目可行性研究档案及其秘密等级、保管期限，见表1：
表1 序号 归档文件 是否 秘密 必要 否 是 是 是 否 是 否 等级 绝密 机密 秘密 机密 秘密 秘密 秘密 期限 取得土地前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 保存 期限 长期 永久 永久 永久 永久 永久 长期 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 土地分析报告/项目选址报告 项目建议书 项目建议书批复 可行性研究报告 环境预测、调查报告、环境影响报告书的批复 可行性研究报告批复 其他相关资料、文档、证书等 7.2 设计基础资料档案及其秘密等级、保管期限，见表2： 表2 序号 归档文件 是否 必要 秘密等级 一般 秘密 期限 保存 期限 永久 2.1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验报告、重要土是 和岩样及说明 - 2 -
2.2
地形、地貌控制点、建筑物、构筑物及重要设备
是
安装测量定位、观测记录
一般 永久
7.3 设计文件档案及其秘密等级、保管期限，见表3：
表3 序号 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 归档文件 总体规划设计 方案设计 初步设计 技术设计 施工图设计 设计计算书 设计评价、签定及审批 是否 必要 是 是 是 否 是 是 是 秘密 等级 机密 机密 机密 机密 机密 机密 机密 秘密 期限 项目完成前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 保存 期限 永久 永久 永久 永久 长期 长期 永久 7.4项目管理文件档案及其秘密等级、保管期限，见表4： 表4 序号 归档文件 征用土地批准文件及红线图、 拆迁、补偿协议书 承发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件 施工执照 环境保护、劳动安全卫生、消防、规划等文件 水、暖、电、煤气等供应协议书 是否 必要 是 是 是 是 是 秘密 等级 秘密 秘密 秘密 秘密 秘密 秘密 期限 项目完成前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 项目完成前 保存 期限 永久 永久 永久 永久 永久 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 7.5 施工文件档案及其秘密等级、保管期限，见表5-1、表5-2、表5-3： 表5-1（土建施工文件） 序号 归档文件 是否 必要 是 秘密 等级 秘密 秘密 期限 项目完成前 保存 期限 长期 工程技术要求、技术交底、图纸会审5.1.1 开工报告、纪要 - 3 -
5.1.2 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表 原材料及构件出厂质保书、合格证、复验单、检测报告 建筑材料试验报告 设计变更、工程更改洽商单、材料代用审批手续 施工定位测量、地质勘察 土、岩试验报告、基础处理、基础工程图 施工记录、日记、大事记 隐蔽工程记录 工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告 工程质量检查、评定 交工验收记录证明 施工总结、技术总结 竣工报告、竣工验收报告 竣工图 是 秘密 项目完成前 长期 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.1.9 5.1.10 5.1.11 5.1.12 5.1.13 5.1.14 5.1.15 是 是 否 是 是 是 是 是 是 是 是 是 是 是否 必要 是 是 否 是 是 是 是 是 是 是 是 是 一般 一般 一般 秘密 一般 秘密 一般 秘密 一般 一般 一般 一般 一般 秘密 等级 秘密 秘密 一般 一般 一般 一般 一般 秘密 一般 一般 一般 一般 项目完成前 项目完成前 项目完成前 秘密 期限 项目完成前 项目完成前 项目完成前 长期 长期 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 保存 期限 长期 短期 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 短期 长期 永久 表5-2（设备及管线安装施工文件） 序号 5.2.1 归档文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 5.2.2 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 隐蔽工程检查验收记录 强度、密闭性试验报告 设备调试记录 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理5.2.8 报告 5.2.9 系统调试、测试记录 5.2.10 管线清洗、通水、消毒记录 5.2.11 管线标高、位置、坡度测量记录 5.2.12 中间交工验收记录证明、工程质量评定 - 4 -
5.2.13 竣工报告、竣工验收报告 5.2.14 竣工图 表5-3（电气、仪表安装施工文件） 序号 5.3.1 归档文件 是 是 是否 必要 是 是 否 是 是 是 是 是 是 一般 一般 秘密 等级 秘密 秘密 一般 一般 一般 秘密 一般 一般 一般 一般 一般 秘密 期限 项目完成前 项目完成前 项目完成前 永久 永久 保存 期限 长期 短期 永久 长期 长期 永久 短期 短期 永久 永久 永久 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 5.3.2 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.3.7 5.3.8 5.3.9 调试、整定记录 性能测试、校核 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 操作、联动试验 电气装置交接记录 中间交工验收记录、工程质量评定 5.3.10 竣工报告、竣工验收报告 是 5.3.11 竣工图 是 7.6 监理文件档案及其秘密等级、保管期限，见表6： 表6 是否 序号 归档文件 必要 监理通知、开（停、复）工令、许可证、备忘录、6.1 是 会议纪要 6.2 6.3 6.4 6.5 施工质量检验分析 监理规划、监理细则 合同支付文书、合同管理文件 质量（投资、进度）控制文件、协调文件 是 是 是 是 秘密 等级 秘密 一般 秘密 一般 秘密 秘密 期限 项目完成前 项目完成前 项目完成前 保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 7.7 工艺设备文件档案及其秘密等级、保管期限，见表7： 表7 序号 7.1 7.2 7.3 归档文件 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 产品检验、包装、工装图、检测记录 设备、材料出厂质量合格证明 是否 必要 是 是 是 秘密 等级 一般 一般 一般 秘密 期限 保存 期限 长期 长期 长期 - 5 -
序号 7.4 归档文件 是否 必要 秘密 等级 秘密期限 保存 期限 长期 长期 长期 长期 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备是 一般 件单 7.5 设备图纸、说明书 是 一般 7.6 设备测绘、验收记录 是 一般 7.7 设备安装调试、测定数据、性能鉴定 是 一般 7.8试运营文件档案及其秘密等级、保管期限，见表8: 表8 是否 秘密 等序号 归档文件 必要 级 8.1 技术准备计划 否 秘密 8.2 试生产管理、技术责任制 否 秘密 8.3 开停车方案 否 一般 8.4 设备试车、验收、运转、维护记录 否 一般 8.5 试生产产品质量鉴定报告 否 一般 8.6 安全操作规程、事故分析报告 否 一般 8.7 运行记录 否 一般 8.8 技术培训材料 否 一般 8.9 产品技术参数、性能、图纸 否 一般 8.10 工业卫生、劳动保护材料 否 一般 7.9 竣工验收资料档案及其秘密等级、保管期限，见表9: 表9 是否 秘密 序号 归档文件 必要 等级 9.1 项目竣工验收报告 是 一般 9.2 工程设计总结、工程监理总结 是 一般 9.3 项目质量评审材料 是 一般 9.4 工程现场声像材料 是 秘密 9.5 工程审计文件、材料、决算报告 是 秘密 竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会9.6 是 一般 名册、签字 9.7 环境保护、劳动安全卫生、消防等验收审批表 是 一般 9.8 项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 是 一般 8. 工程建设档案定义 秘密 期限 项目始运营 项目始运营 保存 期限 短期 临时 临时 长期 短期 长期 短期 临时 永久 短期 秘密 期限 运营始运营 公司存续期 保存 期限 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 工程建设档案是公司工程项目的真实记录，是工程建设项目从提出、立项、审批、勘察设计、施工、运营准备到竣工交付使用的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。 9. 归档要求
9.1工程建设档案归档要求完整、准确、系统，是对包括公司设备工程部以及项目
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的设计单位、施工单位、监理单位、材料供应商、设备供应商的共同要求。设备工程部代表公司行使建设单位对建设工作的管理权。
9.2 工程建设档案实行集中统一管理的原则，公司所有的工程档案由设备工程部统一收集、管理。工程竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。今后维修、改建、扩建、凭证利用，不论是否原件，均应具有法律效用。 9.3 公司由一名主管领导分管工程档案工作，并配备一名兼职档案员负责工程文件的收集、整理、立卷、归档工作。
9.4 编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的黑色或蓝黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。竣工图要在新施工图纸上修改，必须图面整洁，反差明显，文字材料字迹要工整、清楚。凡是归档的照片（含底片）及声像资料，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。 10. 归档时间
10.1 各项工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合要求的，不予验收。竣工档案在工程验收合格后两个月内向工程部报送，由工程部结合项目前期档案统一归档。
10.2 按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。 11. 归档手续
11.1工程档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单。移交清单一式两份，双方核实后签字，各存一份。 11.2 移交手续需双方主管签字。 12. 组卷要求
12.1组卷原则:竣工档案要遵循工程竣工文件的自然形成规律，并保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合其专业特点，便于保管和利用。一般要求：建设项目按单项工程组卷；单项工程按先文字、后图纸组卷；文字材料和图纸均按专业分类。
12.2质量要求:组卷前要详细检查工程建设文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工
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整；复印件要字迹清楚，能适宜长期保存。编绘的竣工图应是新蓝图，图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图纸反差良好。竣工图逐张加盖竣工图章。 12.3 排列顺序:卷内文件材料要依据卷内的材料构成而定。一般顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。
12.4 图纸折叠:图纸折叠采用“手风琴风箱式”，图面折向里方，标题、栏、竣工图章应露在外面，图纸折叠以后大小应以4#图基本幅面的尺寸（297*210毫米）为准。小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。
12.5 编写页号:编写页号以独立卷为单位，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置：单页书写的文字材料页号编写在右上角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右上角、背面在左上角，折叠后的图纸无论何种形式，页号一律编写在右下角。
13. 工程档案借阅制度
借阅一般及秘密级别的工程档案、资料，应由设备工程部主管批准；需摘抄、拍照、复制的，须经设备工程部经理批准。借阅公司机密档案需要公司副总经理批准。借阅公司绝密档案需要公司总经理批准。
管理人员应建立“档案借阅登记册”，做好档案借阅、摘抄、拍照、复制等情况的登记。非绝密图纸档案只供复制，不能借出。借阅人员要爱护档案，借阅时不得损毁、描画，并按照档案的原存放排列次序放置。
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