秘书处理人际关系时遵循的方法和原则

秘书处理人际关系时遵循的方法和原则

中文摘要

本文针对21世纪以来我国市场经济发展趋势和现代社会信息化快速发展 对秘书工作提出的要求，从人际关系的定义以及人际关系的影响因素出发，从而引申出秘书在世纪工作中处理好人际关系的原则和方法。秘书作为联系上下级的中心枢纽，应该如何处理好与同事及智能部门的关系，以建立起良好的交往环境，浅谈了秘书作为组织和领导的

形象代言人应如何处理好与下级群众的关系，赢得

群众的认可和信任。

关键词：秘书人员 人际关系 原则 方法 领导 同事

引言

随着信息化社会的进程，一种传统的工作机制在不断被打破，在这个大潮中，一个组织的公众将更加复杂，组织的横向交往将更多。现代秘书应当能利用社会变革带来的使得为组织利益建立更多的关系以更好地完成工作任务。秘书部门是单位的枢纽部分，秘书人员每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。秘书人员能否处理好人际关系，直接影响着秘书工作的成败。

第一章秘书与人际关系

作为一名优秀的现代企业秘书，我认为在秘书在处理人际关系的时候应有很高的要

求，做到全方位，让办公室有一个很好的工作氛围，在处理遇到的问题、困难，在处理过

程中解决的方案，所以在处理人际关系时应注意原则和方法。

（一）秘书人际关系的重要性

处理人际关系是一门学问。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功效率就比较高。

首先正确处理好人际交往有利于秘书人员提高工作效率，秘书人员在日常交往活动中，应该注意同周围的人保持良好的关系，这样不仅可以使秘书人员与其他人员一致，而且还可以不断得到他人的支持和帮助。

其次，广泛的人际交往可以帮助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充分发挥秘书人员的咨询参谋作用。

所以在秘书的职业生涯中，怎么样强调拥有良好的人际关系的重要性都不过分。秘书的良好的人际关系有利于营造良好、愉悦的工作气氛，使公司充满活力和生机，不仅提高工作效率，而且可以让工作中的人心情舒畅，这样的结果是管理者和员工都希望看到的。

（二） 秘书处理人际关系应具备的能力

秘书人际关系的处理应该具备那些能力呢？1、理解和领会的能力。就是要听的快、听的准，记得牢。只有清楚领会他人的意图才能理解他人的立场，从而和谐人际关系。2、学会说话。这是一门学问，时关系人际关系成败的基础。3、应变能力。秘书接触的人际关系多样化，这就要求秘书能灵活处理这些关系。4、学习能力。则是向别人学习，同别人友好，

相互谅解和支持，在互帮互学中进步。5、控制自我的情绪的能力。

第二章秘书处理人际关系的原则和方法

人际关系时指社会成员中人与人之间相互作用相互影响的关系，具体表现为人们彼此之间的心理相容度和情感靠拢度。在人际交往中彼此之间加强了解增进信任，增强整

个团队的凝聚力，实现团队利益的最大化。

（一）秘书处理人际关系应遵循的原则

秘书处理人际关系应遵循的原则。1、平等。是人与人建立感情的基础，时公共关系的一项基本原则，平等是建立良好的人际关系的前提。2、真诚。真诚是人际交往最基本的要求，所有人际交往的手段、技巧、都应建立在真诚交往的基础上。在秘书工作中诚信有很重要的价值。3、宽容。宽容指心胸宽广，忍耐力强，不计较个人利益得失。人际交往中要求秘书严以律己、宽以待人、关心人、理解人。4、知人之言。社会中每个人的气质。性格皆不同，交往的动机，所抱的目的也不同，秘书人员在开展人际技巧时，交往的对象应该有较深刻的了解与把握，掌握主动。5、礼仪，礼仪是礼节和仪式，它是道德的一种外在表现方式，在人际关系调节中具有不可忽视的作用。6、慎独。秘书人员在八小时内外都要遵章守纪，坚持道德品格操守，防止误入歧途。

（二）秘书处理人际关系的方法

美国成人教育家认为，一个人事业上的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%是靠人际关系和处事技巧。因此，我们应该主动地、积极地同他人交往，努力建立良好的人际关系。

要建立良好的人际关系可以从这么几个方面入手：1、寻找共同的语言。交往双方有共同的话题，共同的语言，共同的体验和共同的情感，就意味着交往有走向成功的困难，寻找这样的共同点就成为交往的关键。由于任何一个人都是多元性的集合体，从文化、民族、地域、知识、能力、职业、年龄、个人经历、思想观点等，总能找到共同语言的斟点，以利交往的进行。“酒逢知己千杯少，话不投机半句多”就是这个道理。这就要求我们秘书人员在平常的工作中要细心留间，把握住他人特性，以便更好的寻求共同的话题。2、向对方有限度的敞开自己。以诚相待是人际交往中的基本的首先准则，交往中，一方要吸引另一方，只有在一定范围内敞开胸怀，言明所求，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。在一定条件下，应该采取“欲取之，则先予之”的方法，合理地实施交往策略技艺，实现交往目的。3、善解人意。站在对方的立场上考虑问题。“已所不欲，勿施于人”成功的交往者总是善于听取对方的言论，关于理解对方的意见和意图，总是能站在对方的立场上考虑问题，设身处地为对方着想，考虑对方的需要、利益、兴趣、爱好和方便，减少给对方带来的麻烦。在交往中尽管为此付出了代价，但给组织或个人带来的利益将是稳定的、长期的。4、学会倾听。耐心地听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，既表示了你的涵养，又体现了你对他的交心。任何人都需要倾听对象，当人们在生气、悲伤、愤怒、忧愁或兴奋、激动时，都希望有人来和自己交往，希望有人细听他们诉说衷肠。秘书人员在和来访者交谈时，要认真听取来方者的诉说，热情接待，并根据情况及时做出理解。5、真诚的赞赏。每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此，内心都非常渴望他人的赞赏。毛病对方的行为，往往会收到意想不到的效果。所以，秘书人员在交往中，不要吝啬毛病，只要这种毛病是真诚的、健康的、发自内心的。无私的、适当的毛病，既可以给对方带来快乐赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助，有利于做好本职工作。6、沉着应付。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，这需要秘书人员具有应变能力，去应付突来的一切。因为交际活动绝对不依其中一方设计的“程序”走，要在变化中去重新调整、重新组织，去适应变化了的情况，缓和气氛，氛围形势，化解矛盾，变被动为主动。要学会巧妙地避开所谈论的话题，模糊地对答，灵活地

变通，避实就虚，运用幽默等处理意料之外的情况。

（四）秘书在办公室交往的禁忌

当自己逐渐融入到这个集体中区的时候，一些新的状况往往会出现，比如说，做一些办公室特别禁忌的事情，这样的事情很容易因为自己的约束不力而发生，这些忌讳如下：一、切忌拉小圈子，互散笑道消息。办公室内切忌私自拉帮结派，形成小圈子，这样容易引发圈外人的对立情绪。更不应该的是在圈内散步小道消息，充当消息灵通人士，这样永远不会得到他人的真心对待，只会对你唯恐避之不及。二、忌情绪不佳，牢骚满腹。工作时应保持高昂的情绪状态，即使遇到挫折、饱受委屈、得不到领导的信任，也不要牢骚满腹、怨气冲天、这样做的结果，只会适得其反，要么招人嫌，要么被人瞧不起。三、切忌趋炎附势，攀龙附凤。做人就要光明正大、诚实正派，人前人后不要有两张面孔。领导面前充分表现自己，办事积极主动，极尽溜拍功夫；同事或下属面前，推三阴四、爱理不理，一副予人恩惠的脸孔。长此以往，处境不妙。四、切忌逢人诉苦。把痛苦的经历当作一谈再谈。永远不变的谈资，不免会让人避让三舍。忘记过去的伤心事，把注意力放到充满希望的未来，做一个生活的强者。这时，人们会对你投以敬佩多于怜悯的目光。五、切忌故作姿态，举止特异。办公室是严肃、正式的场合，要注意不要给人新新人类的感觉。无论穿衣裳，还是举止言谈，切忌太过前卫，给人风骚或怪异的印象，不然会招致办公室内其他成员的耻笑，甚至会以为他（她）没有工作实际能力，是个吊儿郎当、行为怪异的人。

结论

秘书人员在人际交往中，要善于灵活处理与领导、同事、与下属之间的关系，这不仅仅关系到秘书个人工作的成果，也关系到整个秘书部门和组织的整体形象和最终利益。我们每一位从事秘书工作的人员都应该清楚地认识到建立良好的人际关系的重要性，努力

培养自己的交际技巧，提高自身的交际努力。我想这是每一个成功秘书的必修课。总之，秘书人员应该活络人际网络，利用良好的网络为领导收集全面的高质量的信息，紧跟领导的思路，提供有效的服务，尽可能地配合好机关部门的工作，才能推动单位的健康有益的发展。

参考文献

(1)《这样的秘书最受欢迎》陈玉斌主编 四川大学出版社2005年05月第一版

（2）《秘书实用大全》马志浩主编 人大出版社 1998年03月第一版

（3）《秘书之友》2002年第6期，13页人际心理

（4）李树新，《语言交际》内蒙古大学出版社，2001年12月第一版