xxxxxx工程 xxx会
会 务 筹 备 方 案
20xx年xx月xx日
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会务服务方案
为了高效、优质做好本次会议的各项筹备工作，确保xxxx工程xxx会取得预期的效果，特编制此会务筹备方案。
一、会务筹备组 组 长：xxx 副组长：xxx、xxx 成 员：xxx、xxx、xxx 二、会议筹备
为了确保会议能够顺利召开，在接到会议通知到会议服务工作开始之前，成立会议筹备组，会务组全体人员参加，集中落实会议前期的各项准备工作。
项目 具体工作事项及内容 责任人 确定会议方案（规模、人数） 根据会议各项活动信息编制费用预算，并提报批流程 会议确认 根据会议议题确定参加会议的单位 拟会议通知 制作邀请函 发会议邀请函、会议回执 收集参会单位、人员信息，形成与会人员名单 落实参会人员行程，确定需要接、送人员的航班、车次信信息收集 息 预订机票、火车票 确定接、送人员信息表 1
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项目 具体工作事项及内容 责任人 预订酒店，了解各项服务内容及报价，住宿、用餐、会议服务内容 酒店预订 考察酒店住宿、用餐（自助、宴会厅）、会议室场地情况 签订酒店合同 形成住宿安排表、用餐安排表 会议讨论材料 会议指南，书面印刷，参会人员xx份/人 会议议程 领导发言稿 会议材料 答谢词 会议材料目录，参会人员1份/人 参会人员签到簿 专家签字表 会议通讯录 主会场会标 酒店大厅欢迎牌、主会场指引牌 会场席卡 场地布置 宴会席卡 分会场指示牌 签到台鲜花 报告台鲜花 2
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项目 具体工作事项及内容 责任人 印制参会人员代表证、会务服务人员工作证 签字笔 打印机 台 投影仪 台 照相机 台 碎纸机 台 录音笔 支、激光笔 支 A4纸 包、浅红色A4纸 包 订书机 只、订书针 盒、起钉器 只 U盘 只 5米电源拖线板 只 物资准备 剪刀、美工刀、尺子 矿泉水 箱 香烟 条 酒（白酒 箱、红酒 箱） 茶叶 盒 信封 只 手提纸袋 只 扑克牌 副 车辆 辆 急救箱 只、常规药品适量
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三、会议期间工作组分工
在会议期间，为确保各项工作稳中有序，忙而不乱，会务筹备组划分为综合保障组、交通保障组、接待服务组3个工作小组开展具体工作，各行其职。同时根据各个环节会务服务工作的重点不同，各个小组在做好本职工作的同时应积极协助其他各小组工作。
（一）综合保障组 组长：xxx
成员：xxx、xxx、xxx
主要工作 负责会议资料准备（发言稿、会议议程、领导致辞等）——xxx、xxx 报告、支撑性文件等审查资料准备及专家临时提出的支撑文件的取得——xxx、xxx 负责会议期间物资发放管理（所有财、物领用需登记）——xxx、xxx 负责会议室布置（会标、会桌摆放、席卡座次摆放、麦克、讲台、灯光、音响、拖线板等）——xxx、xxx、xxx 负责会场服务工作（签到、茶水、笔墨纸张、参会人员需要提供的零星服务）——xxx 会议书面材料的打印、复印、分发、保存等服务——xxx、xxx 会议录音、摄影——xxx 关键环节 投影、音响、麦克须提前1天调试，会前30分钟须再次确认正常； 席卡座次须在会议召开前1天摆放妥当； 会议室门应提前1小时打开； 会务中心复印地点提前熟悉。 4
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分组讨论各小组记录人员的确认。 （二）交通保障组 组长：xxx
成员：xxx、xxx、xxx
主要工作 负责车辆调度——xxx 来宾接、送时刻表及接送人员名单确定——xxx 负责接、送参会来宾——xxx、xxx 关键环节 最迟在会议报到前一天，将所有需要接站（航班、火车）来宾的姓名、抵达时间、站点、通讯联系方式等信息收集完成，并形成书面信息表； 最迟在会议结束前4小时，将所有需要送站（航班、火车）来宾的姓名、送站时间、站点、通讯联系方式等信息收集完成，并形成书面信息表； 根据须接（送）人员信息表，确定接（送）站的车辆、驾驶员，并落实到人； 根据须接（送）人员信息，若存在车辆或驾驶员不足的紧急情况，应采取租用酒店车辆或用出租车接送的方案； 车辆安排妥当后，还应做好上一班次接送延误影响后续班次接送的紧急情况； 须提前探明接送线路是否有城市高峰堵塞、道路修缮异常情况，确定接送最佳线路；同事要求驾驶员提前做好线路熟悉工作，重点是高铁站、地铁口、机场。 信息沟通机制、驾驶员保证精神状态良好、车况检查加油、手机充电； 排车使用派车单、登记表。 （三）接待服务组 组长：xxx
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成员：xxx、xxx、xxx
主要工作 负责与会人员报到接待、引导（签到台签字、发放会议资料、办理入住登记手续、行李搬用、会议结束回收房卡等）——xxx、xxx 制定住宿房间清单——xxx、xxx 住宿房间的调配——xxx、xxx 负责会议期间用餐协调服务工作——xxx、xxx 用餐期间现场服务（香烟、酒水等）。 随时掌握入住情况，当有新增与会人员时，及时汇报并采取应急调配措施； 来宾入住后还应及时了解掌握其提出的临时性要求。 每天须提前做好用餐人数统计工作（重点中餐、晚餐）； 及时确认用餐时间，尤其会议时间发生变化或调整时应及时与酒店方沟通，做好上菜时机控制； 了解掌握参会人员有无用特殊餐禁忌； 关键环节 接待工作必须做到热情、周到； 最迟报到当日10：00应拿到与会人员入住房间钥匙，便于快捷办理完入住手续；
四、沟通机制
1、xx月xx日xx:00在酒店召开全体会务服务人员工作会，各保障小组
汇报会务准备工作落实情况，需要协调解决的问题。
2、xx月xx日—xx日，每天晚上由xxx召开碰头会，时间视晚餐结束时间定，总结当天会务工作中经验与不足，商讨布置第二天工作。
3、会务期间，所有服务人员的手机必须确保24小时开机，并在夜间休息时间做好手机充电工作。
五、专业组分工安排
序组长 号 人 联络专业分组 6
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1 xxx xxx 综合（环保、劳动安全和职业卫生、招标、节能等） 六、会议日程 日期 上午 12:00～ 13:30 14:00～ 27 日 午 下14:30 14:30～ 15:30 15:30～ 18:00 18:00～ 20:00 07:00～上08:30 午 8:30～12:00 212:00～8 13:30 日 午 18:00 18:00～ 下14:00～ 时间 会议内容 地点 7
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日期 时间 会议内容 地点 20:00 07:00～ 08:30 8:30～10:30 29 午 12:00 日 12:00～ 13:30 下午
六、会务预算
一、会场费用： 元 序号 1 2 3 2 费用名称 大会场租金 中会场租金 小会场租金 会场杂费 二、住宿费用：195350元 序号 1 费用名称 高级大单价 元/间 数量 间*小计(元) 备注 \\ 单价 元/场 元/场 元/场 数量 间* 场 间* 场 间* 场 \\ 小计(元) 备注 上10:30～ 13:30 8
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床房 2 高级双床房 三、餐费： 元 序号 费用名明细 称 日午单价 元/间 天 间*天 小计数量 (元) 备注 人 餐 日晚1 自助餐 餐 日午 人 餐 日晚2 桌 餐 宴 /桌 瓶/白酒 桌 瓶/3 烟 酒 红酒 桌 中华 苏烟 四、交通费用： 元 序号 1 2 费用名单价 称 油费 过路费 元/辆 元/辆 辆 辆 数量 \\ \\ 桌 桌 餐 元 桌* 人 元/ 人 小计备注 (元) 9
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3 代表报销 元/人 人 五、其他费用： 元 序号 1 费用名单价 称 印刷费 \\ \\ 数量 (元) 小计备注 六、备用金： 元 合计 元
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