使用帐本或信息化管理系统对特种设备台帐进行管理，帐物相符，能方便索引到相应的档案信息。至少包括如下内容：
1)设备分布情况。最好有本单位的特种设备分布图。
2)特种设备台帐。将本单位特种设备分类登记在册。包括：注册号、使用登记证号、电梯年审情况、定期检验情况等
3)安全附件管理台帐。将本单位特种设备安全附件分类登记在册，并标明安全附件安装所在的设备。
4)特种设备作业人员管理台帐。将特种设备作业人员及相关的管理人员的基本情况登记在册，并注明作业人员所操作的特种设备。
4、特种设备作业人员类。将每年的培训计划、培训情况、考核情况作业人员证或复印件等资料统一存放，特种设备作业人员证件应有使用单位的聘用记录并到质监局备案，证件在有效期内。
5、应急救援类。将特种设备重大事故应急救援预案、演练计划、演练情况资料统一归档。
6、技术档案类。以一台设备一个技术档案为原则(可用多个档案盒存放)，将特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料、特种设备使用证、特种设备使用登记表、定期检验报告、安全附件校验报告统一存放。
7、特种设备相关记录。特种设备记录每月归档整理一次，将设备日常使用状态记录、特种设备维护保养记录、特种设备检查记录、特种设备交接班记录、特种设备运行故障和事故记录统一存放。
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