20xx年是公司体系管理工作运行趋于稳定的一年。
与往年相比，变化最大的是九个部门对体系管理工作的接受程度、配合度更高了。很多 人体会到，在本部门本岗位管理好体系识别到的每个过程，能切切实实地帮助大家理清工作 思路，减少不必要的“跨部门摩擦”和“有理说不清”的情况。
而质量体系管理工作注重以“记录”“有效文件”作为证据的特质，也有效推进了公司 、 规范化管理。例如，每天公司以二级标准接待了多少客人、发放了多少香烟礼品、哪些领导 参观了 博物馆等信息在前台一目了然。在计划部，可以查询到型号为“HFXX1220” 、设备 编号为“XX13A(007)4-1303”的钢门，由 班组 20xx 年 5 月 17 日制作，20xx 年 6 月 8 日 发货到 城市广场三期 B 地块北区， 是该工地所发的第四批成品之一。
产品质量通过公司 组织的定期检查，对一线生产者和质检员，按照《产品质量控制奖惩条例》定期进行奖惩。
这些记录和文件，不但方便定量查询员工业绩、快速追溯质量信息，更为公司管理层思考如 何进一步加强管理提供数据支持。
员工的`质量意识不仅通过报纸宣传和自身体验加强了，上半年开始组织的四体系目标稽 核，体系管理部门定期稽核《过程监视和测量报告》的自查和达标情况，也让大家通过稽核 这个平台更关注公司质量和经营目标，各部门共同努力达成公司的目标。
下面，我将从过程控制、文件管理、记录管理这两方面，分析各部门上半年质量工作的 展开情况，并对其下一步工作开展列出建议，望总经理指正，并对我下阶段如何协调、监督 他们的工作作出批示。
一、 过程控制技术质量部：①增加了油漆终检的控制（油漆为外包） ，外检员填写了记录，但是否需要 增加过程检验仍需评定。②已加强技改项目管理，相关立项、试行、评估记录齐全了，但缺 乏对技改方案实施效果的持续跟踪，也缺乏对技改项目投入产出比的核算。③通过《过程监 视测量报告》的填写，加强了对检验数据的管理，规范了部门工程派检的流程。④下半年， 请总经理考虑，是否提要求：技术员要起到指导工人按技术文件作业的作用，以推进技术文 件持续改进得更加有效、与现状、与国家标准一致。
生产部：①成品发货“先进先出”的操作方案和实施情况有待跟踪。②未按照工艺指导 书执行生产任务。③加强现场 5S 管理，建议继续采纳精益李老师的部分理念，加强可视化管 理（有正确的现场工位图、工作场所整洁、设备干净、工具/杂物摆在顺手的位置） 。
行政部：①市场部、安全设备部、工程部已经出具了罚单，人力资源组应在下半年尽快 建立职工奖惩卡，及年初工作计划中提到的职工培训卡。②在总经理的过问下，档案室开始 执行文具领用规定、统计其领用情况，但耗材类（打印纸、墨盒）办公用品无人管理，办公 设备如空调、LED 屏等安全设备部、行政部两不管。
安全设备部：完善了设备验收入库、维修验收等流程，缺少定期对设备情况（维修的可 预防性等）的分析，对可控的安全事故，有定责，但缺少追责。
其他五个部门在过程控制上，没有特别说明的，将从下面两方面展开说明。
二、 文件管理图一为公司质量文件分布图
注：质量文件目前共有 52 个，不包含《差旅管理规定》《员工休假办法》等内部管理文 、 件） 。图二为根据质量文件 20xx 年的新增、更改、作废记录，查询到各部门活跃的文件情况：八个部门分析情况见下（财务部无体系文件）
（1） 安全设备部：从日常管理情况了解到，该部门对设备的控制情况基本符合质量体 系要求，但现有的两个程序文件《设备控制程序》《设备操作规程》均与公司现状不符，程 、 序文件中的流程图亦与实际运行过程中的流程图不同，因调整范围大，建议直接换版。
（2） 采购部
《采购控制程序》和《外协管理办法》规定与供方沟通的各个过程应持 公司“受控”的技术文件、有沟通记录（技术交底等） 、并对过程检验有记录、供方必须来源 于公司合格供方名录，这是体系要求但目前未完全达到的，公司实际采购过程的流程图也与 文件中的流程图不一致，建议该部门调整流程图，持续整改做到以上体系要求，并确保 A 类、 B 类供应商全部为合格供方。
（3） 工程部
《工程部管理程序》经过上半年两次更改，由粗犷管理逐步转变为规范 管理，但仍缺少对顾客财产（工地现场的成品）和设备工具（台账式管理账物相符自查）的 管理，建议改进这两点，并将《安装单价表》发布为公司有效文件。
（4） 计划部
《计划部管理程序》基本囊括了该部门日常工作，但不包含流程图，与 各部门经营信息的流转关系不明确，处理异常情况的原则不清晰，建议改进这两点。
《工作处 罚规定》涉及范围过于狭窄，建议与市场部、工程部等对异常情况进行处理的原则合并为公 司《异常情况处理办法》 ，由责任部门进行定责、计划部进行审核（经责任部门确认） 、人力 资源组根据审核意见进行处理。
《设备编号管理办法》没有必要单独成文，建议并入技术质量 部《产品标识和可追溯性控制程序》 。
（5） 技术质量部
《产品标识和可追溯性程序》与现状不符，建议调整；验收方为军 代表的新产品工艺文件更新过慢，建议技术文件能及时编制发布；除质量体系管理文件，如 《内审控制程序》《管理评审控制程序》等，技术质量部本身的程序文件较多，建议部门领 、 导对文件有效性给予更多关注，定期组织对文件适用性的评审，及时更新《适用的技术标准 清单》等文件。
（6） 生产部
《生产部管理程序》流程图过于简单，建议按照现状在人员考核、设备 保养、按工艺文件作业、质量控制、工作环境管理等方面进行丰富，并将《工具置换管理规 定》并入《生产部管理程序》《综合物资领用管理规定》并入《仓储管理规定》 ， 。
（7） 市场部：这是最早经我、 整理流程的部门，程序文件齐全有效，但却难在执 行， 《市场部主业务流程》中的记录表，在 2 月至 7 月长达五个多月中 14 种记录的缺失量超 过 70%，跟踪过的客户信息、联系方式等重要基础信息缺失，填写齐全的表格只有财务结算 需要的《合同登记表》和《人防工程设备制作通知单》《顾客满意度监视测量方法》一直按 ； 季度在稽核报告提交前进行“补” ，无法作为正常工作开展，另，工作奖惩规定等重要文件已 执行四个月，仍未按公司文件管理制度走文件新增流程，导致其执行情况接受计划部等相关 部门的监管时十分被动。建议总经理指定市场部整改期限，扭转部门领导“重经营、不重内 部管理”的理念，质量管理人员仍然会持续向部门领导、内勤和项目经理持续灌输质量理念。
（8） 行政部：文件管理、记录管理相关的程序文件执行情况较好，人力资源组岗位职 责梳理的工作落实缓慢，现在的《岗位职责说明书》除计划部、生产部、市场部，均与现状 不一致，改进工作难以定量定时推进，建议总经理向主管领导提出要求。 质量文件的持续改进做的比较好的部门是工程部和生产部，对本部门所属的几乎所有文 件都有持续完善的记录。技术质量部体系运行和技术革新部分的文件有持续完善，但其他方 面文件的适用性低，行政部保密室质量文件有有效运行，其他方面文件有效性弱。
三、 记录管理 图三为公司记录表格分布图
注：有效的记录表格目前共有 308 个。图四为记录表格 20xx 年的新增、更改、作废记录，查询到各部门活跃的记录表格情 况：可以看到，相对于文件，各部门表格的活跃比例较高、且分布比较均匀，从日常记录使 用情况抽查结果看，这些表格基本都是在用的有效表格，然而各部门表格设计存在以下问题， 建议各部门更改
（1）计划部：17 种表格中，①部分表格存在无“编制人”“审核人”或“日期”这样 、 的错误，建议尽快调整； ②派车单、派工单、应付款结算单已体现跨部门的审批流程，但程 序文件中没有提及，建议补充进文件。
（2）市场部：2 月至 7 月，除财务结算所需的 2 张表格，其余表格有超过 70%的大面积 缺失。不填写是市场部目前最大问题，建议总经理重申对部门领导的要求。 （3）采购部：记录表计划随着毛代表与公司领导的探讨，在下半年进行调整，体现在请 购申请转由分管/部门领导审核、总经理批准，采购部和财务部同为执行部门（A、B 类原材 料除外，请购部门仍可以为采购部） 。
（4） 工程部
记录表漏填是最大问题， 一定程度上受到班组文化水平等客观原因的影响， 但更多的是内勤与现场经理、班长的衔接不畅，信息流转时，外检员、计划部内勤需与工程 部内勤保持高度一致，这个已经反复强调，建议继续观察各方信息沟通的情况。
（5）生产部：记录表设计比较规范，使用情况未查看过，要经内审检查后判定，另表格 《自制设备验收单》建议废除，可使用《生产设备验收单》代替。
（6）技术质量部：表格太多了，体系运行方面的记录表填写正常，使用情况要经内审检 查后再行判定，表格设计的规范程度仍需要整理，建议贯标结束后提醒部门领导进行整理。
（7）安全设备部：表格经过 5、6 月份清理，设计方面已经规范，填写情况，要根据 6 月份稽核情况和本月内审情况判定。
（8）行政部：表格较多，有部分表格为一次性记录，如《行政办事指南》《年度复审工 、 作安排表》 ，建议废除此类“一次性”的记录表。
下半年，体系工作重点分为两块，一块是贯标工作，计划在 月组织现场审核， 月进 行管理评审，文件资料的准备工作除我与体系员全程参加，还需 的配合。
另一块工作是体系的持续改进，工作目标包括
（1）将现有的体系文件（不含技术文件）由 101 个合并、精简为 94 个，实行三体系手 册合并，属性相同的文件进行合并。避免制度重复和冗余的情况发生，也节约办公纸张。
（2）跟进以上上半年的各部门体系漏洞。基本解决 7 月内审、二方审核和 X 月现场审核 中发现的整改项。同时与体系员、办公室文员一起，带动良好的工作氛围，跟进总经理在日 常办公会议中的决议，为每项决议的执行进行书面登记。
（3）继续梳理部门流程和表格，对不合理、不合适的地方提出修改建议，与各部门协调 整改。
在团队建设上，今年配置的体系管理员基本能胜任工作，计划在 20xx 年上半年，她能够 通过公司内部审核、管理评审的锻炼、三次外部审核的磨练、参与所有部门日常体系改进工 作，加强对体系知识的熟练程度，掌握体系审核工作如何组织、如何准备，并能按照标准要 求熟练对各部门进行审核。
20xx 年 7 月 4 日
【管理者代表工作计划】
管理者代表年终总结和 20xx 年规划20xx 年是我从事体系管理工作的第三年，去年底取得武器装备承制单位资 格后，公司质量管理体系运行迈入相对平稳期，但随着工作重心的转移，这一 年依然忙碌、收获颇丰。下面，我将围绕四体系管理和开销稽核对本年度运营 组工作进行总结。
一、经营/质量/环境/职业健康安全管理体系管理审核 时间 外部 20xx 年 20xx 年 活跃度 3 1同比 -67%四体系目标/月 内部 1 1同比总数 153 159同比不达标 9.8 7.5同比 -23%自查 不符 8.1 3.7同比 -54%提交 不合规 1 2.9同比罚单 0 35 /有效整 改数量 23 31同比 35%0%4%190%体系文件 时间 总数 20xx 年 20xx 年 活跃度 206 230同比 +12%体系记录 作废 4 3同比 -25%新增 23 27同比 17%变更 27 73同比 170%总数 331 369同比 12%新增 57 52同比 9%变更 55 22同比 60%作废 8 13同比 63%今年，体系的业绩主要为
（1）虽然全年接受审核的数量减少，但并未影响体系自身的持续改进，通过外 审、目标稽核等途径，采取纠正预防措施，完成了 31 项整改，同比增加 35%， 主要包括
① 应持证上岗岗位人员无证问题； ② 调整计划下达流程，生产计划达成率由 50%左右提升到 90%以上； ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ iso 认证扩项，将未覆盖的军品纳入体系； 完善需检定的仪表范围：气瓶、生产设备； 识别对特殊过程焊接的控制参数：电流、电压、焊丝规格； 完善民品和军品的质量控制标准，增加检验工具和检验标准； 识别对退回产品和材料的再入库手续； 要求工程部、技术质量部和计划部完善报检流程； 识别应列入合格供方名录而未列入的供应商； 要求技术质量部落实计量检测设备管理流程； ? 要求生产部识别砼工艺工作温度过高过低时应采取的措施，并落实； ? 要求生产部落实对工装的保养维护； ? 要求市场部合同签订和合同评审流程落实到位，关键项目不得缺失； ? 协调采购周期、采购需求和采购审批过程中的矛盾。
这些问题经整改，已具其形，但其中 8 个问题尚不具有效性，问题如想彻 底解决，需部门领导进行精细化管理，通过增加踏实的管理工作，达到有效提 高产品质量或提高工作效率的效果。
这部分问题目前由我和体系管理员推进，只能使其“具其形” ，一方面是因 为运营组技术力量薄弱、工作量饱和，难以一对一进行彻底指导或为部门编写 相关流程，另一方面是因为运营组权威不够，难以以提要求的形式，要求部门 彻底整改。明年各类审核工作，我将暴露这些问题，以外部力量推动改进。
（2）四体系目标的监视、测量和改进 从报告提交合规性来说，不合规的报告几乎是去年的三倍，除技术质量部 正常提交，其余部门报告经常晚交，推迟时间长的有半年； 从自查准确性来说，自查不符合率同比下降了 54%，总体情况优于去年,其 中采购部、行政部、财务部领导对指标的算法不够了解，对内勤工作未起到审 核的作用； 从不达标情况来说，不达标率同比下降了 23%，总体情况优于去年, 其中 采购部、工程部、行政部需加强对指标的控制不稳定，部门领导对内勤工作管 理不到位； 从不达标项整改有效性来说，今年比去年做得好，对识别的问题，要求部 门限时给出解决方案，验证其有效性，对于不配合或反复不达标部门给予现金 惩罚，在一定程度上，强调了运营组工作的严肃性，使得部门领导更配合运营 组工作。
（3）通过目标稽核，运营组识别出来各部门管理的业绩和弱项包括：业 序号 1 2 3 4 5 6 工程部 计划部 技术质量部 安全设备部 部门 项目 设备非计划停机率（上半年） 现场安全交底实施率 设备一二级保养计划按时完成率 门框安装效率 异常情况数/定责为我方数（上半年） 新增工艺文件 绩 20xx 年 均值 20xx 年均值 同比 ↓92% ↑27% / ↑20% 另，65 个未统计 ↑120% 7 8 9 10 11 12 13 14技、生、工质量罚单 生产计划达成率 项 ↑271% ↑21% ↑1% ↑2% ↑60% ↑24% ↑100% ↓8%生产部劳动生产效率 加班工时占比 已跟踪的省内项目数市场部市内优质工程占比 省内合同金额占比行政部电费总金额 弱1 2 3 4安全设备部 安全设备部安全罚单数/安全检查不合格天数 设备非计划停机率（下半年） 生产设备保养维修金额/设备净值 计件比例 ↓100%/↑2120% 管理混乱无法算 ↓19% ↓5% ↓13% 基本停摆 ↓11% ↑8% ↓2% ↑21%工程部 5 6 7 8 9 10 行政部 生产部 计划部 门扇安装效率 异常情况数/定责为我方数（下半年） 二氧化碳耗用量 丙烷耗用量 氧气耗用量 水费总金额（4）运营组稽核工作的有限性有以下体现
体系运行中发生的各种审核、稽核，均为按记录查找符合性证据，但今年 合格供方复评会发现，原材料有大量不合格品审理单因各种原因从未提供给运 营组，而是作为内控记录由部门自己保留。
这种情况，技术质量部、生产部和工程部并不鲜见，并有其独立的奖惩规 则，这部分异常情况游离在公司体系之外，各部门按规则履行的情况未接受运 营组监管。如原材料的让步接收，不合格品审理单写明降价接收，但采购报销 时，材料结算并未附不合格品审理单，仅仅是按供应商报价单进行结算，采购 部是否在结算价上再降价接收，无法经任何部门审核，建议总经理重视，要求 部门完善流程。再比如技术质量部奖惩单另立金库后，对规则的履行程度可能 保持较大弹性，赏罚是否每笔到位、是否均按规则公平进行，都缺乏监管，虽 能有效树立质检员权威，但不按游戏规则作业将招致新的问题。
游离在体系外的质量问题如比例过大，质量管理体系可被判定为基本失 效，运营组做的大量工作无法真实有效地控制微观质量，更不要谈宏观的质量 管理。
请总经理引起重视，运营组在 20xx 年规划中，对此的应对方案是加强运营 组技术能力学习、以抽查的形式直接参与微观质量管理，详见下文。
二、开销稽核问题金额占比 行政部 防护 计划 技术质 量部 财务部 （全 部） 采购部 安全设 备部 市场部 生产部 工程部 防化 行政 计划08-09 月 10-11 月 改善比例X X 100%X X /X X 50%X X -29%X X /X X /X X 80%X X /X X 97%X X 84%开销稽核工作开展四个月以来，运营组的工作业绩为
（1） 采用对稽核结果进行会谈的形式，令各部门摆正工作态度，纠正原工作 中出现的问题，目前，除个别岗位，基本能做到按章办事。除财务部和安全设 备部，稽核有问题的单据总金额各部门均有极大幅度地减少（见上表） ，而全公 司有问题的单据总数已从 8.21-10.21 的 275 单减少到 10.22-11.30 的 142 单。剩 余的问题均已得到相关领导足够重视，预计在 12 月稽核中，基本能得到纠正， 而个别岗位的问题，将在 20xx 年继续通过稽核持续推进改进。
（2） 通过找出结算、审计依据漏洞、及时从流程上补漏，提取部门日常工作 记录，交叉印证每笔开销项目的合理性，共识别出问题金额 2.06 千万（共稽核 4.53 千万） ，今年 8 月来通过稽核有效节省开支的项目是接待、差旅、物流和物 资采购等方面。采购类整改才刚刚开始，目前问题单数比例平均在 52%以上， 审计依据也需彻底清理，同个产品同一年价格浮动大、在不同供应商间浮动 大，建议按照总经理要求加强审计力量，确保生产物资供货按中长期稳定的价 格结算。
开销稽核遇到的异常情况：每月有 20%-30%的出货清单未结算运费，不清 楚是否为年底集中结算，对于无任何书面说明的发货规则，运营组需要加强学 习，以清楚物流各环节的运作情况，此部分已纳入运营组 20xx 年工作计划。
20xx 年运营组主要推进工作为以下方面
一、体系管理工作 （1）加强质量管理力度。20xx 年公司重要的质量目标一次交验合格率都是 100%，出厂产品、信息反馈单和会议纪要上，却多次反馈产品质量出现问题， 为协助技术质量部把好质量控制关，运营组计划参与质量抽查工作。详细计划 如下
1、2 月份，技能学习月，运营组学习 工程师培训教材、工艺作业指导 书、设备说明书、材料名称、功能和技术指标，并在车间、工地和五金市场现 场学习，邀请相关部门专家给予技术指导。
3 月份起，管代和体系管理员参与技术质量部每月的质量抽查，并以体系 组名义每月对全部单现场展开抽查，邀请相关部门列席。
（2）根据总经理和董事长要求，进行国军标认证申报，并对体系增项：。
计划 3 月 10 日前完成主文件修改，完善各工作过程记录表，4 月 10 日前 协调各部门陆续改进程序文件和作业指导书；4 月 15 日前完成认证申请的申 报；5-6 月份接受国军标审核。
（3）严肃工作作风，杜绝部门体系工作弄虚作假。根据信息反馈单、会议纪要 等多种渠道，深入调查异常情况的产生，跟进纠正和预防措施是否有效，确保 各种记录为真实反馈，经得起交叉印证。
计划自 1 月份起，常态开展，从信息反馈单开始，陆续覆盖不合格品审理 记录、异常情况处理统计表、会议纪要等渠道。
（4）配合 分公司，产品化 设备的质量管理体系管理工作，通过不断的复 盘总结本行业特点，推出配套的咨询服务，制作相关课件和产品的宣传材料。
计划自 4 月份开始进入策划期，6-8 月份为产品制作期。
（5）队伍建设和人才培养：计划体系管理员一季度获得三体系内审员资格，管 理者代表和 XX20xx 年获得国家注册审核员（QMS 体系）资格。
（6）批次管理项目立项，计划 6-9 月进行，如技术质量部、财务部 6 月前未完 成成本细化管理工作，则运营组独立于财务立项，请计划部、生产部、工程 部、技术质量部指定人员参与，完成初步全套策划后向 汇报、寻找一家企 业进行学习调研，完善方案后发布，要求能达到财务成本细化核算的要求。
（7）通过培训、宣传，提醒各部门重视管理评审，确保管理评审深度、广度逐 年加强，发挥管理评审的积极作用。
此项计划于 9 月份完成。
二、开销稽核工作 开销稽核已开展 5 个多月，开销的审计、审批有效性已逐步改善，严肃性 已得到所有部门的捍卫。
20xx 年因七大项体系管理工作的重要性和必需性，开销稽核工作将不再是 运营组工作重点，预计每月抽出 10 个人次/天，即运营组抽 20%的工作量完成 此项工作（20xx 年工作量占比 50%） 。
开销稽核工作有大量基础数据的录入、处理耗时长，如进场情况统计表 （急件滞发识别） 、出货情况统计表（含运费） 、质检员和现场经理当月出勤日 志（含差旅费、异常情况识别）等，计划减少这部分的统计工作，采取抽样的 方式进行开销稽核，在取样分布上做到公平、公正，稽核效果亦不会打折扣。 三、其他工作 工作月历、常规体系工作随着体系管理员熟练度提高，总经理和管理者代 表逐步提高了有效性要求，一边做，一边常态改进，不另制订计划。管理者代表： 20xx.12.29
【管理者代表工作计划】
管理者代表工作职责1、认真履行国家、行业和省市有关标准、法规，按照公司《质量手册》规范公司内部质量、 环境等管理体系有关的日常工作。
2、对公司的质量体系管理工作负主要责任。按 ISO9000:20xx、YYT0287-20xx 标准要求，建 立、实施和保持质量管理体系；确保质量管理体系过程得到建立和保持；负责与质量管理 体系有关之外部联络。
3、负责体系文件控制，审核质量手册、质量方针、目标；指导各部门负责人对相关文件之使 用、保管、收集、整理与归档。负责对现有体系文件定期评审。
4、审查各部门编制之质量记录在案格式，并审批；负责监督、管理各部门之质量记录；指导 各部门对质量记录之整理和保管。
5、向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议；制定管理评审计划、收集并提供管 理评审所需之资料，编写管理评审报告，协助、协调、监督实施管理评审中相关纠正、预 防措施。
6、评审、设计开发验证报告，协助审核试产报告；为工程部经理批准项目建议书、量产报告 提供质量方面参考意见；指导采购部对所需物料采购之质量检查工作，市场调研或分析， 市场信息及新产品动向；指导研发质控部负责新产品检验和试验、新产品的加工试制和生 产。
7、负责协调、协助工程部设计、开发产品之组织、协调、实施工作，设计开发、策划、确定 设计、开发组织之技术接口、输入、输出、验证、书、下达设计开发任务书，设计开发方 案设计开计划书、设计开发。
8、指导生产部进行生产过程控制、生产设施之维护保养、编制必要之作业指导书、负责产品 防护，指导生产主管对《月生产计划》之审批；指导工程部编制工艺规程；指导质检部进 行了产品验证和标识及可追溯性控制；负责对设施采购的质量审批，指导销售部在各方面 售后服务之工作。
9、协助总经理定期召开管理评审会议；全面负责内部质量管理体系审核工作；选定审核组长 及审核员，并审核年度内审计划、审核实施计划、审核报告。
10、指导质量体系办公室编写《年度内审计划》并负责组织实施；组织、协调内审活动之开 展；指导审核组长编写内部审核报告。对内审或管理评审提出的纠正预防措施之指导、跟 踪、监督、验证。
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