一、聚会前的准备
1、设立聚会的发起组织机构。
大型的聚会应有秘书组，并作会务[活动的组织策划、发文、会务经费计划、筹集、保管、使用、安排吃住行]、宣传[摄影、发文]、联络[联系战友及相关单位、部门]等分工。小型的聚会也应有组织人员并有明确的职责分工。
2 、确定发起人和联络人
发起人及联络人应视聚会对象及范围而定，应选择参加聚会战友比较熟悉，并有较高威望的人担任发起人，以增加聚会的号召力和凝聚力。
3、确定聚会的主题和参加的人员范围。
聚会应有相应的主题，如纪念对越自卫反击战XX周年，或某部某年度入伍战友聚会，某地战友聚会等，以届定参加聚会的战友范围，使参加聚会的战友有共同的记忆，有共事的经历，有共同的语言，有较多的共同点有利于增加聚会的热烈气氛，也便于组织活动。
4、确定聚会活动的日程
聚会时间一般应选择在法定节假日前后，便于公务繁忙的战友也能安排时间参加。同时应将主要活动如纪念大会、座谈会、聚餐、拍照安排在一天之内完成，使参加聚会的战友即使时间有限也都能参加主要活动，其他的如联欢、参观、游览可视情况再作安排。
5、确定吃住行的标准并做安排
战友聚会以重拾战友之情，重温军旅生活为主，不是以聚餐为目的，战友们情况不同，有的事业有成，有的生活艰辛。确定吃住行的标准应考虑大多数人都承受能力，维护战友的自尊，尽量节俭，在保证安全、便捷的前提下就低不就高，大家重温一下当兵时的艰苦生活也是一种有益的体验。
6、发出邀请函
采取邮寄、网络发帖、短信通知等多种方式发出邀请函邀请战友参加聚会。也可以公告形式通知，由战友自行报名参加。但应尽可能要求决定与会人员以回执确认参加聚会，以便于统计参加人数，安排各项活动。
邀请函应充满热情，富有感召力，同时应明确聚会主题、聚会地点、时间、参加人员的范围、报到时间及不同交通方式到达的路线、活动日程、费用承担方式及自费数额使与会战友有所准备。
所有的前期工作必须策划好，需要的东西提前购买或者准备好。自愿服务人员要先组织和准备好，不打无准备之仗。要有足够的预案应付突发事件，为聚会的圆满举行提供保障。
二、聚会的实施
1、组织报到、安排接站、食宿及进行登记，应热情细致无遗漏。
2、组织纪念大会应安排老首长致辞、老战友代表讲话、视时间人员状况自由发言
3、组织座谈会。战友简要自我介绍，畅述战友之情，互相交流成功的经验，分享胜利的喜悦。
4、组织联欢会。让有才艺的战友充分展示才艺，应预先有目的通知部分战友做好准备，同时给战友即兴表演提供条件，热烈、尽兴。
5、组织聚餐，边聚餐边交流，共享团聚的欢乐。
6、合影留念。全体人员合影，然后可组织分建制、分年代、分地区合影。
7、制作分发通讯录。
在时间和条件允许的情况下还可以组织重返老部队、与老部队联欢、参观、游览、考察等其他丰富多彩的活动。
三、聚会的后续工作
1、安排欢送战友返回。
2、答谢协助、支持聚会的单位和个人。
3、制作、邮寄聚会专题纪念册、专题片、图片集等。
长沙忆年华文化传播有限公司是全国第一家致力于纪念册的销售、摄影、设计、生产于一体的股份制企业，是纪念册的开创者与领导者。公司总部位于湖南长沙，在永州、衡阳、郴州、娄底等十几个城市设有办事处，“惟楚有才，于斯为盛”，古城长沙独特的文化底蕴赋予了忆年华独特的创新品质和丰富的艺术内涵。时尚前沿的设计是公司发展的原动力，科学严谨的管理是公司驾驭市场的立身之本。公司始终以“留住每一个人的美好回忆，让生活更加美好”为使命，以“打造民族自主品牌，铸就世界一流企业”为愿景，以“客户至上，用心服务”为宗旨，努力开拓，敢于拼搏，谱写忆年华的锦绣前程!
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