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物料管理规定

2022-11-05 来源:飒榕旅游知识分享网

  1.目的

  对物业采购各类物资的管理进行控制,对完成企业日常工作所需及采购物资的品质起着至关重要的作用;

  2.范围

  适用于物业固定资产与非固定资产物资采购管理的控制,公司实行集中统一采购;

  3.物资分类

  A类:办公用品(含电脑耗材类)、劳保用品,及各单位日常使用的低值耗材(单价低于500元)等非固定资产

  B类:办公设备(含电脑、打印机、投影仪等)、办公家具等固定资产;单价高于500元的非固定资产类;

  C类:应急类物资

  4.采购管理

  4.1先批后买原则

  公司采购必须填制《物业物品采购单》(附后,以下简称《采购单》),申请单位、申请人填写《采购单》,注明采购项目类别、说明采购原因,经物业总经理、公司总经理审批后交由采购人员进行办理; A类物资:控制合理库存前提下,每月25日前经物业总经理、公司总经理审批后,交由采购人员办理;

  B类物资:合理调配、公司协商后,使用期提前10日,经物业总经理、公司总经理审批后,交由采购人员办理;

  C类物资:电话请示相关领导,经领导同意后,交由采购人员办理。事后2个工作日内,申请单位办理审批后续;

  4.2询价议价原则

  固定资产及非固定资产的采购询价,必须有三家以上的供应商报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资质等因素的基础上,进行综合评估,并与供应商确定最终价格(临时性、应急性采购不适用);

  4.3样品封存原则

  针对有一定使用时限的物资(相对低值的、可提供样品的),要做到样品封存,做到采购物品与样品一致;

  4.4职责分离原则

  采购人员不得参与所采购物资的检验、验收,采购物资由物资管理人员对数量、质量进行核对。物资管理人员对于所接收的物资,在接收时发现问题的,当即提出异议,与采购人员及时沟通,由采购人员与供应商沟通并解决;所采购物资在使用过程中出现问题的,由使用单位通知物资管理人员,物资管理人员对涉事物资暂时封存,由采购人员与供应商沟通并解决;

  4.5一致性原则

  采购物资必须与采购单中所列要求保持一致,在市场条件不能满足使用部门要求的、或成本太高的,采购人员应及时向上级领导汇报、反馈信息,经协调后,制定最终采购计划;

  4.6合同会审原则

  大宗物资采购,除符合上述4条原则外,还应做到合同会审,使用单位、采购人员、物业总经理、地产总经理,调研汇总后,经领导审核许可后,方可执行合同签订程序;

  5.供应商管理

  5.1供应商选择

  5.1.1供应商必须证照齐全,具有相关资质;如由特殊物品采购,供应商还应具有国家法律规定的相关证件;

  5.1.2 选择供应商必须进行询价和综合评估,若供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资质、业绩等,供应商报价不能作为唯一参考因素;

  5.1.3 为保证供应渠道顺畅,防止突发情况,应有两家以上供应商为备用供应商;

  5.2合同供应商登记、归类、存档,定期协助财务部门与供应商对账;

  5.3 定期走访合同外供应商,择优更换或淘汰现有供应商;

  6.合同签订管理

  6.1董事长(法人)委托人对外签订、履行合同,必须按照国家合同法的有关规定办理。

  6.2意向合同必须进过合同会审后,方可签订。签订合同一律使用“合同专用章”;合同签订后,即分类汇编、存档,分送有关部门;

  6.3签订采购合同,必须比质、比价,择优选订。

  7.借款及费用报销管理

  7.1 合理借款:针对性采购,借款金额保持在采购预计总金额的±5%左右;

  7.2 凭票报销:采购完成、入库后,采购经办人凭销货单、入库单、发票至财务部办理报销事宜;

  7.3 挂账处理:需要签订合同的、存在挂账的供应商,严格按照合同规定执行;

  7.4 严格按照公司颁布的财务管理制度执行;

  8.采购人员廉洁管理

  8.1积极维护企业利益,提高采购质量,降低采购成本;

  8.2加强学习,提高认识,增强法治观念;

  8.3廉洁自律,严禁接受供应商各类回扣、礼品;

  8.4严格按采购制度和程序办事,自觉接受各部门监督,并有义务提醒各部门按程序提报申购计划;

  8.5工作认真仔细,不因自身工作失误给公司造成损失。

  8.6努力学习业务,广泛掌握与本公司业务相关的新事物及市场信息。

  9.本制度经总经理审批后实施,修正、废止时亦同。

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