信的作者，可以是单位，也可以是个人。表扬信通常用红纸抄出，送到受表扬的单位或受表扬者所在单位公开张贴，广而告之，既有张扬的意思，也有感谢的意思；有代表性、普遍性教育意义的表扬信还可以送到报刊上发表。其目的都是表扬好人好事、宏扬正气，搞好社会主义精神文明建设。写表扬信，首先除了要写清表扬的是什么人(或事)外，更重要的，要突出受表扬的人或事所蕴涵的现实教育意义，并且要注意和当前形势的需要结合起来。
其次，表扬的事迹要准确，评价要恰如其分，以免产生副作用。再次，要写得热情洋溢，语气恳切，切忌溢美编造。表扬信的结构与一般的书信相同。 标题：表扬信（居中） 称谓：收信方是酒店就写酒店全称。（顶格书写）正文：一是表扬原因，简明叙述员工的好品德，好作风。比如员工工作态度认真，待人热情，使我。可以加入实际例子。二是用热情，亲切语言进行表扬，表明你的态度和心情。赞扬并鼓励。这部分自由发挥比较好吧！呵呵。 结语：“向学习。”之类的话。
署名：发信人名字或发信单位名称。正文右下方。
日期：成文日期。署名下方。