首先打开我们需要编辑的WPS文档，选中我们需要的格式，然后点击上方的格式刷工具。此时光标变成了格式化的样式，将光标移动到要改变格式的段落处。接着选中文字并移动光标，那些文字就会全部刷成所需的标准格式。双击格式刷，可以一直使用格式化将文字刷成所需的标准格式。
WPS是英文Word Processing System(文字处理系统）的缩写。它集编辑与打印为一体，具有丰富的全屏幕编辑功能，而且还提供了各种控制输出格式及打印功能，使打印出的文稿即美观又规范，基本上能满足各界文字工作者编辑、打印各种文件的需要和要求。虽然兼容MS Office是核心，但毕竟MS Office是基于西文行文规范而研发的办公软件，笔者试用WPS 2005过程中还是发现了一些更符合中文特色的功能，很值得推荐。